La saisie manuelle des données peut être longue et sujette aux erreurs. Mais si vous prenez quelques minutes pour créer un formulaire de saisie de données dans Microsoft Excel, vous pouvez améliorer le processus et réduire le risque d’erreurs comme des données manquantes.


Ajouter l’option de formulaire

Pour utiliser l’option Formulaire dans Excel, vous devez l’ajouter à la barre d’outils ou au ruban d’accès rapide. La plus simple des deux est la barre d’outils d’accès rapide. Si vous décidez de l’ajouter à votre ruban à la place, vous devrez créer un onglet spécial pour celui-ci, ce qui n’est peut-être pas idéal.

EN RELATION: Comment créer un onglet personnalisé sur le ruban Microsoft Office

Pour ajouter le bouton Formulaire à votre barre d’outils d’accès rapide, cliquez sur la flèche dans la barre d’outils pour ouvrir le menu Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide. Sélectionnez « Plus de commandes ».

Choisissez plus de commandes

Confirmez que la barre d’outils d’accès rapide est sélectionnée sur la gauche. Dans la liste déroulante « Choisir les commandes à partir de » sur la gauche, choisissez « Toutes les commandes ».

Dans la liste déroulante « Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide » à droite, choisissez si vous souhaitez ajouter le bouton Formulaire à tous les documents ou à votre document actuel.

Choisissez toutes les commandes et choisissez le document

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Faites défiler la liste Toutes les commandes et choisissez « Formulaire ». Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour l’ajouter à la barre d’outils.

Sélectionnez Formulaire et cliquez sur Ajouter

Cliquez sur « OK » pour fermer les paramètres et revenir à votre feuille de calcul. Vous devriez voir le bouton Formulaire dans la barre d’outils d’accès rapide.

Bouton Formulaire dans la barre d'outils d'accès rapide

Convertissez vos données en table

Pour utiliser le formulaire, vous aurez besoin d’étiquettes pour chaque champ. Ceux-ci se présentent sous la forme d’en-têtes de tableau. Si les données sont déjà formatées sous forme de tableau, vous avez une longueur d’avance et pouvez passer à l’utilisation du formulaire. Sinon, vous pouvez facilement le convertir.

EN RELATION: Comment créer et utiliser un tableau dans Microsoft Excel

Sélectionnez les cellules contenant les données. Accédez à l’onglet Accueil et à la section Styles du ruban. Cliquez sur « Formater en tableau » et choisissez un style de tableau.

Sélectionnez un style de tableau

Dans la fenêtre contextuelle Créer un tableau, confirmez la plage de cellules et cochez la case « Mon tableau a des en-têtes ». Cliquez sur OK. »

Cochez la case le tableau a des en-têtes

Vous verrez alors vos données formatées sous la forme d’un tableau agréable et soigné.

Tableau dans Excel

Utiliser le formulaire de saisie de données

Il ne vous reste plus qu’à saisir des données dans votre formulaire ! Sélectionnez n’importe quelle cellule du tableau et cliquez sur le bouton Formulaire que vous avez ajouté à la barre d’outils d’accès rapide.

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Vous verrez une fenêtre contextuelle avec les en-têtes de votre tableau comme étiquettes de champ. Remplissez chaque champ.

Ouvrir le formulaire de saisie de données dans Excel

Vous pouvez passer rapidement d’un champ à l’autre et passer à l’enregistrement suivant. Après avoir rempli un champ, appuyez sur la touche Tab pour passer au suivant. Lorsque vous avez terminé de remplir tous les champs de l’enregistrement, appuyez sur Entrée. Ensuite, remplissez l’enregistrement suivant. Au fur et à mesure que vous entrez les données, vous verrez votre tableau se remplir.

Remplissez les champs du formulaire

Utilisez peut également utiliser les boutons du formulaire de saisie de données pour ajouter, réviser ou supprimer des enregistrements.

  • Pour créer un autre enregistrement, cliquez sur « Nouveau ».
  • Pour parcourir les enregistrements, cliquez sur « Rechercher précédent » ou « Rechercher suivant ». Vous pouvez également utiliser la barre de défilement dans la zone du champ de données.
  • Pour voir le nombre d’enregistrements, regardez au-dessus du bouton Nouveau.
  • Pour supprimer un enregistrement, assurez-vous qu’il s’affiche sur le formulaire et cliquez sur « Supprimer ». Confirmez ensuite en cliquant sur « OK ».

Boutons de formulaire

Lorsque vous avez terminé avec le formulaire de saisie de données, cliquez sur « Fermer ». Vous pouvez le rouvrir à tout moment en sélectionnant une cellule du tableau et en cliquant sur le bouton Formulaire dans la barre d’outils d’accès rapide.

Modifier votre formulaire

Si vous souhaitez modifier les étiquettes ou réorganiser les champs du formulaire, vous le ferez dans votre feuille Excel. Fermez le formulaire, effectuez la modification dans votre table, puis rouvrez le formulaire. Vous verrez vos modifications appliquées au formulaire.

Modifier le formulaire

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Pour saisir rapidement un grand nombre de données dans une feuille de calcul, en particulier lorsqu’elles proviennent d’une source externe, essayez de créer votre propre formulaire de saisie de données dans Excel.

Si vous utilisez Excel sur un Mac, vous pourriez également être intéressé par l’ajout rapide de données en numérisant un document imprimé.

EN RELATION: Comment insérer des données à partir d’une image dans Microsoft Excel pour Mac

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