Gmail est facilement l’un des meilleurs clients de messagerie et l’une des fonctionnalités qui l’aident à gagner sa place est la possibilité d’envoyer des e-mails de réponse automatique. Mais apprendre à faire cela n’est pas nécessairement intuitif si vous n’êtes pas féru de technologie. C’est donc ce que ce guide se propose d’expliquer.

Pourquoi voudriez-vous envoyer une réponse Gmail automatique ?

Maintenant, il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir envoyer des e-mails de réponse automatique dans Gmail. Et cela est tout à fait distinct de l’envoi d’une réponse de vacances automatisée.

Au lieu de cela, cette fonctionnalité est destinée à aider à trier et à accuser réception des e-mails, par exemple. À savoir, pour assurer l’expéditeur que vous avez bien reçu son e-mail et un délai de réponse. Ou à d’autres fins automatisées dans ce sens pour des e-mails spécifiques. Comme envoyer des détails sur les informations de contact ou les remercier pour leur commande.

Et, bien sûr, il existe à peu près un nombre illimité d’autres raisons d’envoyer un e-mail automatisé. Les affaires ne sont donc pas la seule raison pour laquelle vous voudriez probablement apprendre à le faire.

Il s’agit d’un processus en trois étapes

Le plus gros obstacle à cette fonctionnalité est sa complexité, comme c’est souvent le cas avec nos guides pratiques. Il s’agit d’un processus en trois étapes, nécessitant d’abord que vous configuriez un modèle de réponse automatisé, puis que vous créiez des filtres pour décider quand envoyer une réponse automatisée. C’est après avoir activé la fonction, pour commencer.

Nous allons couvrir les trois étapes ici. Ensuite, vous pouvez répéter les étapes nécessaires pour créer autant d’e-mails de réponse automatique que nécessaire dans Gmail.

Comment configurer des modèles pour envoyer vos messages de réponse Gmail automatiques

MOTS (vous pouvez en créer plusieurs, bien sûr). Mais dans tous les cas, vous devrez le faire à partir d’un navigateur Web complet, soit sur un ordinateur, soit en mode bureau sur votre téléphone ou votre tablette.

Pour commencer, vous devrez accéder à Gmail.com via un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un appareil mobile en « mode bureau ». Sélectionnez ensuite l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de l’interface utilisateur. Sélectionnez « Voir tous les paramètres » dans la liste.

Dans l’onglet « Avancé » de la page Paramètres résultante, faites défiler au besoin pour localiser le segment « Modèles » et cochez pour les activer.

Sélectionnez le bouton « Enregistrer les modifications » en bas de la page.

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Créer un modèle à utiliser dans vos réponses automatiques

Ensuite, vous allez créer un modèle d’e-mail. Vous pouvez, comme indiqué précédemment, créer plusieurs e-mails, puis les affecter à différents déclencheurs et paramètres. Répétez donc ces étapes si nécessaire pour créer les réponses automatisées dont vous avez besoin.

Tout d’abord, sur la page d’accueil de Gmail, sélectionnez le bouton « Composer » pour ouvrir un nouvel e-mail.

Laissez la ligne d’objet et les espaces des destinataires vides pour l’instant. Au lieu de cela, tapez le corps principal de l’e-mail comme vous le souhaitez. Notre exemple d’image montre un e-mail dont le corps se lit comme suit : « Nous avons reçu votre demande. Un représentant vous contactera généralement dans les 48 heures, mais les temps d’attente peuvent augmenter jusqu’à 72 heures.

Cependant, tapez le message dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez remercier l’expéditeur pour sa demande et l’informer d’un délai pour une réponse complète attendue.

Ensuite, sélectionnez le menu à trois points en bas à droite de la fenêtre de composition, comme indiqué dans l’image ci-dessous. Sélectionnez ensuite « Modèles », « Enregistrer le brouillon en tant que modèle » et enfin, « Enregistrer en tant que nouveau modèle ».

Si vous apportez des modifications à un modèle existant, vous pouvez simplement enregistrer le modèle en sélectionnant son nom dans la liste des modèles qui s’affichera également si vous avez déjà des modèles.

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Nommez le modèle dans la fenêtre contextuelle résultante et sélectionnez le bouton « Enregistrer ». Nous avons choisi le nom « Demande d’aide » pour notre exemple.

Comment déterminer à qui vont les réponses automatiques

La prochaine étape, bien sûr, sera de définir les paramètres pour envoyer un e-mail de réponse. Ce sont les déclencheurs qui se traduiront par une réponse automatisée. Vous pouvez choisir de le configurer pour qu’il fonctionne en utilisant la ligne d’objet, de qui provient l’e-mail, à qui il est écrit, les mots inclus – ou non inclus – dans l’e-mail lui-même, la taille ou les pièces jointes.

Nous utiliserons la ligne d’objet comme déclencheur ici, par souci de brièveté. En fonction de la manière dont les e-mails arrivent sur votre compte Gmail, par exemple à partir d’un lien de site Web externe, vous devrez faire correspondre vos paramètres pour vous assurer qu’il fonctionne correctement. Par exemple, si vous avez configuré un lien pour envoyer des e-mails à partir d’un site qui envoie toujours la ligne d’objet « demande d’aide », vous voudrez utiliser ces mots, comme nous le montrerons dans les étapes suivantes. Mais vous voudrez choisir un filtre qui fonctionne le mieux pour ton situation, peu importe.

En suivant les mêmes étapes que dans le premier segment ici, sélectionnez l’icône Paramètres en forme d’engrenage, puis « Voir tous les paramètres ».

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Maintenant, sélectionnez l’onglet « Filtres et adresses bloquées » en haut avant de sélectionner l’option « Créer un nouveau filtre ». Cela se trouve au bas de cette page.

Entrez les paramètres que vous souhaitez utiliser pour vos réponses automatisées. Nous utilisons le déclencheur « demande d’aide » mentionné ci-dessus dans la ligne « Objet ». Mais, comme le montrent les images ci-dessous, vous pouvez utiliser un certain nombre de déclencheurs. Une fois que vous avez fini de remplir les paramètres, sélectionnez le bouton « Créer un filtre ».

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L’écran résultant fournira encore plus d’options parmi lesquelles choisir. Y compris tout, depuis la mise en vedette automatique ou l’archivage des messages reçus avec vos paramètres pour vous assurer que les e-mails n’iront jamais dans votre dossier Spam. Comme le montre l’image ci-dessous, vous verrez également une option pour « Envoyer un modèle ».

Cochez la case « Envoyer un modèle ».

Enfin, utilisez le menu déroulant à côté de l’option « Envoyer un modèle » pour choisir le modèle d’e-mail que vous renverrez automatiquement. Sélectionnez ensuite le bouton « Créer un filtre ».

Vous pouvez tester le filtre et la réponse automatique en envoyant un e-mail conforme aux paramètres à votre adresse Gmail. Dans notre exemple, un e-mail avec une ligne d’objet indiquant « demande d’aide » devrait être envoyé à l’adresse e-mail.

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