Lorsque vous créez un document Microsoft Word, vous devez toujours faire de l’accessibilité et de l’inclusion une priorité absolue. Voici quelques règles générales et bonnes pratiques à suivre pour rendre votre document plus accessible à tous, y compris aux personnes handicapées.

Table des matières

  • Ajouter un texte alternatif (Alt) aux visuels
  • Inclure les sous-titres codés dans les vidéos
  • Utiliser un texte de lien hypertexte significatif
  • Utiliser des formats et des couleurs de texte accessibles
  • Construire une structure de document logique
  • Utiliser des en-têtes de tableau et des structures simples
  • Vérifiez votre document avec le vérificateur d’accessibilité

Ajouter un texte alternatif (Alt) aux visuels

Un lecteur d’écran, comme son nom l’indique, lit à haute voix le texte sur un écran. Cependant, aussi sophistiqués que puissent être les lecteurs d’écran, ils ne peuvent pas comprendre le contexte d’un graphique sans l’aide d’un texte alternatif. Lorsque vous ajoutez du texte alternatif à un objet dans Word, vous autorisez les lecteurs d’écran à collecter et à lire à voix haute la description, ce qui aide les personnes malvoyantes.

EN RELATION: Comment ajouter un texte alternatif à un objet dans Microsoft Word

Il est important de savoir quels objets doivent inclure du texte alternatif. Si un graphique est strictement décoratif (comme les bordures de page), vous pouvez exclure le texte alternatif en toute sécurité et vous pouvez marquer le graphique comme décoratif dans Word. Lorsque vous le faites, les lecteurs d’écran indiqueront à l’utilisateur que l’objet en question est uniquement destiné à des fins esthétiques. Vous pouvez également ignorer l’ajout de texte alternatif aux tableaux, car les lecteurs d’écran peuvent capturer le contenu de ceux-ci sans aucune aide supplémentaire.

Toi devrait ajoutez du texte alternatif à tout visuel qui ajoute un contexte supplémentaire à votre document. Cela inclut presque toujours tous:

  • images
  • photographies
  • des photos
  • diagrammes
  • graphiques
  • Icônes
  • formes

Écrire un texte alternatif efficace peut également demander un peu de pratique. Vous voulez vous assurer de décrire avec précision le visuel en une phrase ou deux (bien que quelques mots soigneusement sélectionnés puissent également faire l’affaire).

Voici quelques conseils généraux pour rédiger un bon texte alternatif:

  • N’incluez pas d’expressions telles que « une image de » ou « un graphique montrant ».
  • N’incluez pas de contenu textuel qui apparaît autour de l’image en tant que texte alternatif.
  • Écrivez le texte alternatif de la même manière que vous écririez n’importe quelle autre phrase descriptive.
  • Lorsque vous incluez un texte alternatif pour les organigrammes, incluez l’ensemble du processus du début à la fin. Cela peut être plus long que le texte alternatif pour d’autres graphiques, mais c’est nécessaire.

Microsoft essaie de vous faciliter la tâche en vous offrant la possibilité d’ajouter automatiquement du texte alternatif aux images, mais vous ne devriez pas vous fier à cette fonctionnalité. C’est comme demander à quelqu’un d’autre d’écrire votre contenu pour vous, et vous ne pouvez pas garantir que la description sera exacte. Possédez votre contenu.

Pour ajouter du texte alternatif aux objets dans Word, cliquez sur l’image pour la sélectionner, puis cliquez sur l’option «Texte alternatif» dans le groupe «Accessibilité» de l’onglet «Format d’image».

Option de texte alternatif dans le groupe d'accessibilité de l'onglet format d'image

Le volet «Texte de remplacement» apparaîtra à droite du document Word. Ici, vous pouvez écrire votre propre texte alternatif, demander à Word de générer une description pour vous ou marquer le graphique comme décoratif.

Options de texte alternatif dans le volet droit de Word.

Les images ne sont pas les seuls supports utilisés dans les documents Microsoft Word. Les vidéos peuvent également jouer un rôle important.

Inclure les sous-titres codés dans les vidéos

Les vidéos peuvent être une excellente ressource, mais vous devez vous assurer que les informations contenues dans la vidéo sont accessibles à tous. Cela signifie ajouter des sous-titres pour ceux qui peuvent avoir des difficultés à entendre et qui préfèrent lire le texte à l’écran.

Malheureusement, Microsoft Word n’a pas de fonctionnalité intégrée pour ajouter des sous-titres codés aux vidéos. Cela signifie que si vous avez créé la vidéo vous-même, vous devez faire les choses à l’ancienne. Vous pouvez utiliser un éditeur de texte (tel que le Bloc-notes) pour créer les sous-titres codés, puis enregistrer ce fichier avec l’extension VTT.

Si vous créez un lien ou intégrez une vidéo YouTube, elle aura (très probablement) déjà des sous-titres codés grâce à la reconnaissance vocale de Google qui génère ce texte automatiquement. Cela vous fera gagner un peu de temps, mais ces légendes ne sont pas toujours exactes. Essayez de regarder la vidéo vous-même en utilisant les sous-titres codés pour voir ce que votre public verra. Si les sous-titres codés ne sont pas précis, envisagez de créer un lien vers une autre source.

Utiliser un texte de lien hypertexte significatif

Les utilisateurs peuvent passer d’un lien à l’autre avec un lecteur d’écran, il est donc important que le texte du lien hypertexte ne soit pas ambigu. En d’autres termes, si le texte dit seulement «cliquez ici», «voir plus» ou quelque chose de similaire, l’utilisateur ne comprendra pas la signification du lien lorsque le lecteur d’écran le lit hors de son contexte.

EN RELATION: Comment insérer, supprimer et gérer des hyperliens dans Microsoft Word

Si vous pouvez le faire naturellement, il est préférable d’utiliser le titre de la destination dans le texte afin que l’utilisateur sache exactement quel est le lien.

L’ajout de liens vers des images n’est pas rare non plus. Cependant, cela rend les choses difficiles pour les lecteurs d’écran. Si vous devez ajouter un lien vers une image, assurez-vous que le texte alternatif de l’image décrit le but et l’emplacement du lien, et non l’image elle-même. Pour cette raison, cependant, vous devriez essayer d’éviter d’utiliser des liens dans les images autant que possible.

Bien que la convivialité et l’accessibilité des liens puissent prendre un peu de temps, les avantages qu’ils apportent à votre public valent bien l’investissement.

Utiliser des formats et des couleurs de texte accessibles

Lorsque vous insérez un lien dans du texte, Microsoft Word ajoute un soulignement par défaut. Bien que vous puissiez supprimer le soulignement du lien hypertexte, il y a une très bonne raison de le laisser là.

Lorsque vous utilisez des indicateurs autres que la couleur, vous aidez les personnes daltoniennes ou malvoyantes à comprendre plus facilement les informations que vous essayez de transmettre, qu’il s’agisse de savoir quel texte contient un lien ou d’utiliser des coches et des X au lieu du vert et du rouge pour indiquent que quelque chose est correct ou incorrect.

De plus, vous voudrez vous assurer que le contraste entre votre texte et l’arrière-plan du document est suffisant. Si vous utilisez une couleur claire (par exemple gris clair) sur un fond blanc, cela rendra votre texte difficile à lire.

Voici un exemple de mauvais contraste entre le texte et l’arrière-plan:

Texte gris clair sur fond blanc, montrant la mauvaise lisibilité du texte

Et bon contraste texte / arrière-plan:

Texte noir sur fond blanc, montrant un bon contraste

Il existe des applications de vérification du contraste des couleurs disponibles en ligne qui font un excellent travail pour vous faire savoir si le contraste de votre document est suffisant ou non. Alternativement, vous pouvez simplement utiliser l’outil de vérification d’accessibilité intégré de Microsoft Word.

Construire une structure de document logique

Construire une structure de document logique signifie simplement utiliser des en-têtes et les utiliser correctement. Une erreur courante que font les gens lorsqu’ils essaient d’organiser les différentes sections de leur contenu est de simplement redimensionner le texte et de le mettre en gras. Cela pose plusieurs problèmes, comme rendre plus difficile pour les lecteurs d’écran la lecture et la compréhension de la structure de votre contenu, sans oublier que votre document ne sera pas correctement tabulé.

Word propose une bibliothèque de styles d’en-tête de taille décente dans le groupe « Styles » de l’onglet « Accueil ». Si aucun d’entre eux ne correspond au style de votre document, vous pouvez modifier les styles de titre par défaut.

Mais utiliser des en-têtes ne suffit pas – vous devez les utiliser de la bonne manière. Cela signifie imbriquer les en-têtes dans un ordre logique. Par exemple, voici à quoi ressemble une bonne structure de titre:

  • Titre 1
  • Titre 2
  • Titre 3
  • Titre 3
  • Titre 2
  • Titre 3

Et voici un exemple de mauvaise structure de titre:

  • Titre 3
  • Titre 1
  • Titre 3
  • Titre 2
  • Titre 1

En outre, vous souhaiterez utiliser des outils de mise en forme intégrés le cas échéant. Par exemple, si vous souhaitez créer une liste, vous pouvez utiliser la fonction de liste numérotée / à puces qui se trouve dans le groupe «Paragraphe» de l’onglet «Accueil». Ceci est préférable à la saisie d’un trait d’union, à l’ajout d’un espace, puis à la saisie du texte.

Utiliser des en-têtes de tableau et des structures simples

Parfois, il n’est tout simplement pas possible de créer des tableaux simples, mais quand c’est le cas, vous devriez le faire. Les lecteurs d’écran lisent les tableaux (c’est pourquoi vous n’avez pas besoin d’y ajouter du texte alternatif) et suivent l’emplacement en comptant les cellules du tableau. Lorsque vous imbriquez un tableau dans un tableau ou utilisez des cellules fractionnées, il est extrêmement difficile pour le lecteur d’écran de suivre.

EN RELATION: Tableaux et autres contrôles de mise en forme

Les lecteurs d’écran s’appuient également sur les informations d’en-tête de tableau pour identifier les colonnes et les lignes. Vous pouvez ajouter un en-tête à votre tableau. Cliquez n’importe où dans le tableau, puis, dans le groupe «Options de style de tableau» de l’onglet «Conception de tableau», cliquez sur la case à côté de «Ligne d’en-tête» pour le sélectionner.

Options de style de tableau dans l'onglet Conception de table

Vérifiez votre document avec le vérificateur d’accessibilité

Le vérificateur d’accessibilité de Microsoft Word scanne votre document et renvoie des suggestions pour rendre votre contenu plus accessible. Cela inclut des choses comme la numérisation d’images pour s’assurer qu’elles contiennent du texte alternatif et s’assurer que les tableaux utilisent une structure simple.

Cependant, il existe certaines limites. Le vérificateur d’accessibilité ne peut pas vérifier les vidéos pour les sous-titres codés, ni comprendre si vous utilisez la couleur pour transmettre des informations. Même après avoir utilisé cet outil, assurez-vous de numériser visuellement votre document une fois avant de l’envoyer.

Pour utiliser le vérificateur d’accessibilité, cliquez sur l’onglet «Révision», puis cliquez sur l’icône au-dessus de «Vérifier l’accessibilité» dans le groupe «Accessibilité».

Outil de vérification d'accessibilité trouvé dans l'onglet de révision

Les résultats de l’inspection apparaîtront dans le volet «Accessibilité» à droite du document. Ici, vous pouvez consulter les erreurs et les avertissements renvoyés.

Résultats de l'inspection du vérificateur d'accessibilité affichant des avertissements et des conseils

Une fois que vous avez exécuté le vérificateur d’accessibilité et qu’il ne renvoie aucun problème, donnez à votre document une dernière analyse visuelle, puis il est prêt à être envoyé.


Microsoft ne s’est pas arrêté avec Office: la société propose également différentes fonctionnalités d’accessibilité pour son système d’exploitation Windows 10, rendant le système d’exploitation accessible à tous.

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