Parmi les fonctionnalités les plus puissantes de Google Docs – et, en fait, des applications Google Workspace en général – figure la possibilité de suivre les modifications et de faire des suggestions de modifications. Plus succinctement, avec des documents partagés entre un groupe d’utilisateurs. Bien que le suivi des modifications par vous-même puisse être tout aussi utile pour garder un œil sur les modifications que vous avez apportées à des fins d’édition.

Bien sûr, bien que des fonctionnalités similaires puissent être trouvées dans Microsoft Word et d’autres concurrents, elles ne portent pas la même marque. Et ils ne sont pas forcément logés au même endroit non plus. Faire de cette fonctionnalité une fonctionnalité qui s’accompagne d’une courbe d’apprentissage.

C’est exactement ce que ce guide propose d’aider. Donc, si vous essayez d’apprendre comment activer le suivi des modifications ou voir un historique des versions dans Google Docs – ou pour partager un document Docs – ce guide peut vous aider. Maintenant, il y a un peu plus que nos guides pratiques habituels à parcourir ici. Alors, commençons.

Voici tous les outils dont vous avez besoin pour suivre les modifications apportées dans Google Docs

Comme déjà indiqué, il y a un certain nombre d’aspects de cette fonctionnalité qui doivent être compris. C’est si vous voulez vraiment en tirer le meilleur parti. Nous allons donc diviser ce guide en trois segments expliquant le partage, le suivi et la gestion des versions de documents.

Configurez le partage afin de pouvoir restreindre l’accès, modifier les autorisations et tirer le meilleur parti de ces outils.

Si vous cherchez à utiliser ces outils pour collaborer avec d’autres, ils deviennent encore plus puissants. Mais vous devez d’abord savoir comment partager un document de Google Docs avec d’autres utilisateurs en collaboration. Heureusement, c’est assez facile à réaliser. Et, en fait, c’est ainsi que vous pouvez restreindre non seulement qui peut voir le document. Mais aussi ce qu’ils peuvent en faire.

  1. La configuration d’un document Google Docs pour la collaboration est assez simple. Commencez par appuyer ou cliquer sur le bouton « Partager » en haut à droite de l’interface utilisateur. Sur mobile, ce sera une icône à la même position. Mais cela ressemblera au contour d’une personne avec un symbole « plus »
  2. Ensuite, ajoutez les personnes ou les groupes que vous souhaitez ajouter
  3. Maintenant, sous l’option « Obtenir le lien », sélectionnez l’option qui lit « Modifier »
  4. Vous pouvez choisir de partager le document avec n’importe qui sur Internet qui a le lien ou seulement ceux avec qui vous choisissez de partager le lien. Vous pouvez également choisir ici de faire de quelqu’un un :
    1. Téléspectateur – leur donner un accès en lecture seule
    2. Commentateur — leur permettre de suggérer des changements
    3. Éditeur – ils auront toutes les mêmes capacités que vous. Si vous ne souhaitez pas que les éditeurs puissent partager le document ou modifier les autorisations, sélectionnez simplement l’option pour interdire cela sous l’icône en forme d’engrenage sur la page. Comme le montrent les images ci-dessous
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Le mode de suggestion s’apparente au « Suivi des modifications » de Microsoft Word

Bien sûr, vous pouvez également utiliser un mode similaire au mode « Suivi des modifications » de Microsoft Word. Ce que Google Docs appelle le « mode suggestion » – vous permettant de mieux collaborer et de suivre les modifications apportées. Ainsi que qui a fait les changements et leurs raisons pour mettre en œuvre le changement. Ici, nous allons couvrir ce mode.

Il convient également de noter que cela fonctionne également de la même manière pour Android, bien qu’une certaine expérimentation soit nécessaire au-delà de l’entrée dans le mode. Puisqu’il y a quelques légères différences d’interface utilisateur.

  1. Pour commencer, vous pouvez suivre et suggérer des modifications dans Google Docs en mode Suggestion. En résumé, les modifications apportées dans le mode apparaîtront avec un balisage et une boîte de style commentaire. Comme le montrent les images ci-dessous. Pour accéder au mode suggestion, sélectionnez l’icône en forme de crayon en haut à droite de l’interface utilisateur. Sélectionnez ensuite « Suggérer » dans la liste des options. Si vous souhaitez entrer en mode suggestion sur Android, vous devrez sélectionner l’icône à trois points en haut à droite. Ensuite, vous devrez sélectionner la bascule à côté de l’option « Suggérer des modifications » dans le menu de débordement résultant
  2. En mode suggestion, comme indiqué ci-dessus, toutes les modifications apparaissent avec une balise de style boîte verte. Et, pour chaque modification, une nouvelle zone de commentaire apparaît à droite du document. Cela met en évidence qui a effectué la modification et offre d’autres options aux éditeurs
  3. Les modifications peuvent être rejetées ou acceptées par les éditeurs à l’aide de la coche ou de l’icône en forme de X dans une zone de commentaire donnée
  4. Les utilisateurs peuvent également ajouter leurs raisons pour suggérer le changement et discuter des changements dans un format de style chat en utilisant le champ de texte « Répondre » sous le balisage
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Ou vous pouvez activer « l’historique des versions » pour voir les modifications apportées au fil du temps à un document

Maintenant que vous collaborez ou que vous commencez à suivre les modifications, vous pouvez mieux en voir l’impact global à l’aide de l’outil d’historique des versions de Google Docs. Cela vous montrera quelles modifications ont été apportées au fil du temps et à chaque sauvegarde.

  1. Commencez par sélectionner l’option « Fichier » sur la version de bureau ou Web de Google Docs. Ce sera impossible à faire sur Android, à ce jour
  2. Passez ensuite votre souris sur – ou appuyez sur – l’option qui lit « Historique des versions »
  3. Vous verrez quelques options. Le premier vous permet de nommer les versions au fur et à mesure que vous les créez. C’est utile pour enregistrer manuellement des versions spécifiques
  4. Comme le montrent les images ci-dessous, la deuxième option vous permet de voir l’historique complet de la version et plusieurs aspects de celui-ci, y compris une copie archivée du document dans son ensemble. De plus, Google offre la possibilité de restaurer une version au cas où une version antérieure serait de loin supérieure. Vous pouvez également choisir d’utiliser un raccourci clavier pour voir l’historique complet des versions. À savoir, en appuyant et en maintenant les touches « Ctrl », « Alt » et « Shift » avant d’appuyer sur la touche « H »
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