Microsoft Word facilite l’ajout du même texte à plusieurs documents. Ceci est particulièrement pratique pour le texte avec une mise en forme spéciale, le type de texte qui se brise souvent lors du collage dans un nouveau document. Au moment où vous changez les mêmes détails dans une douzaine de documents, essayez plutôt ceci.

Ouvrez un nouveau document Microsoft Word et saisissez le texte que vous allez coller dans plusieurs autres documents. Dans ce cas, nous allons utiliser une adresse et la coller au bas d’un nouveau document, en conservant la mise en forme intacte.

texte Microsoft Word

Enregistrez le fichier pour générer un lien. Vous pouvez l’enregistrer à n’importe quel emplacement, mais notez que si vous déplacez le fichier contenant le texte, vous devrez mettre à jour le lien. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le corps du document Word et cliquez sur «Mettre à jour le lien».

Microsoft Word Save

Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez lier dans un nouveau document et copiez-le. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner «Copier» ou simplement utiliser CTRL + C sur votre clavier. Sur un Mac, appuyez à la place sur Commande + C.

copie de Microsoft Word

Placez votre curseur dans le nouveau document à l’endroit où vous souhaitez placer le texte lié.

déplacer le curseur

Dans l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche déroulante « Coller », puis sur « Collage spécial ».

Microsoft Word Coller spécial

Dans le menu contextuel, cliquez sur «Coller le lien», puis sélectionnez «Texte formaté (RTF)» parmi les options. Cliquez sur «OK» pour coller le texte lié.

Microsoft Word Coller spécial

Désormais, si vous devez mettre à jour une adresse ou ajouter un nouveau numéro de téléphone, par exemple, vous pouvez modifier uniquement le texte lié dans le document d’origine. Une fois terminé, il mettra à jour automatiquement tous les autres fichiers.

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