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LibreOffice vs. Microsoft Office: How Does It Measure Up?

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LibreOffice is the premier open-source office suite, and it’s the default office package on most Linux distributions. But can a free product go toe-to-toe with one of Microsoft’s flagship applications?

How Office Productivity Suites Began

Did You Know? Microsoft Made a Kids' Word Processor in the 1990s

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The office suite came hot on the heels of the success of the earliest word processor and spreadsheet programs. These bundled the most-used types of office software into coherent families of software. Gone were the days of running a disparate collection of software on your desktop. The dominant programs at the peak of the pre-suite period were the Lotus 1-2-3 spreadsheet, the WordPerfect word processor, and the dBase database program. Notably, Microsoft even made a word processor for kids called Creative Writer.

Office productivity suites completely changed the software landscape for the corporate PC. Instead of a set of unrelated standalone packages, an office productivity suite had a consistent look and feel, with easy integration between those packages. Costing less than the sum total of a mixed set of similar packages, the office suite took off and never looked back.

The package office suite that rose to dominance was Microsoft Office. It was released in November 1990 and included Microsoft Word, Microsoft Excel, and PowerPoint. There were many competing office suites—from companies such as Lotus, IBM, and Corel—but none came close to repeating the success of Microsoft Office.

What Is Open Source Software, and Why Does It Matter?

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StarOffice was an office productivity suite developed by a German company called Star Division. They were acquired by Sun Microsystems. A year later, Sun released the StarOffice source code as an open-source product called OpenOffice.org. StarOffice was still sold and developed—benefiting from code contributions made by the OpenOffice.org community—and eventually reached around 100 million users.

OpenOffice.org contained a Word processor called Writer, a spreadsheet called Calc, a presentation application called Impress, and a database front-end tool that could be used with different back-end database engines. OpenOffice.org also included a tool for composing mathematical equations. OpenOffice.org grew to be the open-source counterpart to Microsoft Office. It became the default office suite in the majority of Linux distributions. It’s still available with versions for Linux, Windows, and macOS.

OpenOffice vs. LibreOffice: What's the Difference and Which Should You Use?

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In 2010, Oracle Corporation acquired Sun Microsystems. By 2011, Oracle Corporation was looking to offload the OpenOffice.org open-source project. They struck a deal with the Apache Foundation, and Apache OpenOffice was born. Differences of opinion within the Apache OpenOffice community led to many Apache OpenOffice developers forming a new organization called The Document Foundation. They forked the OpenOffice.org code and created their own project called LibreOffice. LibreOffice nows ships as the default office suite application on most Linux distributions and the dominant open-source productivity software.

The question remains, however: can a free productivity suite really compete with the de facto corporate standard?

RELATED: The Downsides of Open Source Software

LibreOffice and Microsoft Office

There are several ways to obtain Microsoft Office. You can buy it, and install it on your desktop. You can take out a Microsoft 365 subscription that includes Microsoft Office. You still get applications to run on the desktop, but as long as you maintain your subscription your software will always be upgraded to the latest version.

Microsoft 365 word splash screen

LibreOffice is free. You can download and install it and start using it. It is desktop only. Microsoft has cloud-based versions of their applications that you can use in your browser. LibreOffice does not offer anything like that, nor does it bundle cloud storage as Microsoft does.

LibreOffice splash screen

Microsoft Office runs on Microsoft Windows, macOS, iOS, and Android (and there are workarounds for installing Office on Linux). LibreOffice runs on Windows, Linux, and macOS, including a new experimental build compiled for Apple Silicon processors.

Microsoft Office includes:

  • Word: Word processing program.
  • Excel: Spreadsheet program.
  • PowerPoint: Presentation software.
  • OneNote: Note-taking software.

Depending on which version you buy or subscribe to, you will also get some or all of these packages:

  • Outlook: An email client.
  • Teams: A team communication and collaboration client.
  • Publisher: A desktop publishing program.
  • Access: A database management system. By default, it uses the Microsoft Jet database engine.
  • Skype for Business: Instant messenger and video call software.

LibreOffice includes these applications:

  • Writer: Word processing program.
  • Calc: Spreadsheet program.
  • Impress: Presentation software.
  • Draw: Vector graphics application.
  • Base: Database management system. By default, it uses the HSQLDB but work is afoot to migrate to Firebird. You might need to install Base separately. On many Linux distributions, it’s not part of the core LibreOffice offering.
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If you need functionality that isn’t included in LibreOffice—such as an email client, desktop publishing application, or a messaging and collaboration program—you have many open-source options to choose from including well-known examples such as Thunderbird, Scribus, and Rocket.Chat. Of course, they won’t have the same look and feel as the rest of the office suite, and they won’t be tightly integrated.


Fundamental Differences

Perhaps the biggest over-arching difference between the two office suites is their radically different approaches to cloud storage. LibreOffice doesn’t do cloud natively, although The Document Foundation has worked on something called LibreOffice Online. This is a tool for cloud providers—public or private—to incorporate into their offerings. It needs to be integrated with authentication and storage solutions to be functional. At the time of writing LibreOffice Online is frozen, pending further announcements.

Depending on your workflow and how often you move between different computers, cloud integration may or may not be important to you. If you need to achieve it with LibreOffice you can save documents to a local folder that is synced to the cloud storage of your choice. But you must set that up yourself, outside of LibreOffice.

Microsoft Office lets you save locally or to your OneDrive storage natively and naturally, from within the applications. Microsoft also provides online versions of the core office suite applications so you can be productive even when you’re away from your regular computer.

Macros Explained: Why Microsoft Office Files Can Be Dangerous

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LibreOffice has partial support for Microsoft Visual Basic for Applications macros. LibreOffice has its own macro language, of course, but supports most of the VBA common usage patterns too. Macros aren’t exactly mainstream usage though. Most people want to write documents, crunch some numbers, and give a presentation.

For the average user of office applications, function for function you’ll see little difference between Word and Writer. Some things are easier in Word and more intuitive, such as working with tables of contents and other front matter. The reverse is true for others; LibreOffice handles styles in a more accessible and logical fashion, for example.

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LibreOffice Writer is a word processor that happens to be able to read and write Word file formats. That doesn’t mean it is going to be a Word clone. Writer doesn’t try to mimic Word’s terminology or menu structure. It has its own way of doing things. People who are muscle-memory familiar with Word will find themselves at the bottom of a learning curve when they try Writer. It’s not difficult to pick up, but Writer isn’t a drop-in replacement for Word.

Calc is a powerful and competent spreadsheet, and in all but the most advanced cases will do what Excel can do. The graphs are a little lackluster unless you put in some effort, and pivot tables are easier in Excel, but an Excel user will feel at home right away. One point to note is Calc spreadsheets can have as many rows as an Excel spreadsheet (1,048,576), but only 1,024 columns compared to 16,384 in Excel.

Impress used to be the weakest element of the three. It did its job just fine, but it withstood comparison with its Microsoft Office counterpart, PowerPoint, very poorly. It still doesn’t have PowerPoint’s pizazz, but it can handle large and complicated presentations and all the test presentations we created with PowerPoint ran through Impress perfectly. By comparison, Google Slides struggled with slides that had animations placed on lines of text.

RELATED: How to Import a PowerPoint Presentation into Google Slides

Differences in Appearance

In the past, LibreOffice regularly drew criticism for its appearance. Its interface had an early-2000’s vibe—if not earlier. That’s not the case anymore. Selecting View > User Interface opens the “Select Your Preferred User Interface” dialog box.

This lets you keep the traditional LibreOffice menu bar, or choose something that is “the most similar to the Ribbon used in Microsoft Office.”

Selecting the toolbar or ribbon type in LibreOffice

There are five other options that give variations on tabbed and grouped menu layouts, with compact options for smaller screens. Being able to look like Microsoft Office’s ribbon helps Word users, but the underlying commands still retain their LibreOffice uniqueness.

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You can apply a single user interface to a single application or to all LibreOffice applications en masse. If you wanted to, you can have a different user interface style for each application.

Sharing Documents With Microsoft Office Users

If all you ever use is LibreOffice, and you share documents with other LibreOffice users, you’ll have no problems whatsoever. If you need to share documents with Microsoft Office users and they don’t need to edit them, send them as PDF. When you need to share documents with Microsoft Word users who edit the document and send it back to you, problems may arise.

What Is an ODT File, and How Do You Open One?

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LibreOffice’s native file format follows the Open Document Format, and Writer’s default file format is Open Document Text. Microsoft uses its own Office Open XML format. They’re both XML-based document formats. Microsoft Word can read LibreOffice ODT file formats, but its accuracy isn’t great. LibreOffice Writer can save and read Microsoft’s DOCX and formats—and does a better job than Word does with ODT files—but differences may creep in with complicated documents.

Below is a screenshot of a document with automatically numbered sections and paragraph numbering. This section includes a table that has a list in one table cell. The document was created in Word, and here it is loaded into Word.

Test document loaded into Word

This is the same document loaded into LibreOffice:

test document loaded into LibreOffice

LibreOffice 7.2.2 has had hundreds of fixes contributed to it specifically to improve the fidelity of its reading and writing DOCX files. If you must collaborate on documents with Word users, you’ll get the best results by starting your document as a DOCX and saving it in that file format throughout. If you’re not going to share documents, stick to the ODT file format for faster load times and smaller files.

In our testing—using the DOCX file format—test documents created in Word loaded into Writer and vice versa loaded and edited perfectly. We used LibreOffice 7.2.2 and Microsoft Word for Microsoft 365 MSO (version 2108 build 16.0.14430.20154), on Windows 10.

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That’s all indicative of the great strides that have been made in LibreOffice regarding compatibility. But it doesn’t mean small differences won’t show up due to things like different fonts. Linux doesn’t come with the Microsoft fonts, so documents that use Calibri et al won’t render correctly.

You can install the ttf-mscorefonts package for your distribution to obtain Arial, Times Roman, Verdana, and so on. Arch Wiki also offers some alternative methods if that package isn’t available to you. That helps, but there’s no official, licensed way to install the newest Microsoft fonts in Linux.

RELATED: Add Microsoft Core Fonts to Ubuntu

A Comparable and (Mostly) Compatible Suite

If you don’t need to collaborate on documents or spreadsheets with Microsoft Office users, LibreOffice will satisfy the needs of anyone looking for a fully-featured, mature office suite.

If you do need to share and edit docs with Microsoft Office users, watch out for the gotchas with fonts on non-Windows platforms, and other formatting glitches that can creep in. Things are a lot better than they were, but complicated document layouts and power user spreadsheets can still pose problems.

RELATED: What’s the Difference Between Microsoft Office for Windows and macOS?

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Accédez plus rapidement à la barre d’outils d’accès rapide dans Microsoft Office

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Production Vladimka/Shutterstock.com

Outre le ruban contenant les outils dont vous avez besoin, Microsoft Office fournit une barre d’outils d’accès rapide. Cette petite barre peut contenir des actions que vous effectuez souvent comme annuler, refaire, enregistrer ou ouvrir. Cependant, son accès peut et doit être plus rapide et plus facile.


Pourquoi modifier la position de la barre d’outils d’accès rapide ?

Voici la chose, la barre d’outils d’accès rapide se trouve en haut à gauche de votre application Microsoft Office. C’est au-dessus du ruban et des onglets. Tant de fois, c’est juste plus rapide et plus simple de saisir l’outil dont vous avez besoin à partir de l’un de ces endroits.

Mais ici, nous allons vous montrer comment résoudre cette situation et accéder plus rapidement à la barre d’outils d’accès rapide.

Déplacer la barre d’outils d’accès rapide

Vous ne le réalisez peut-être pas, mais vous pouvez déplacer la barre d’outils d’accès rapide à partir de son emplacement distant en haut de votre application Office. Vous pouvez le placer sous le ruban plutôt qu’au-dessus. Cela vous donne l’accès le plus rapide car il se trouve directement au-dessus de votre espace de travail.

Cliquez sur la flèche à l’extrême droite de la barre d’outils d’accès rapide pour personnaliser la barre d’outils d’accès rapide et sélectionnez « Afficher sous le ruban ».

Sélectionnez Afficher sous le ruban

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Et voilà ! Cette barre d’outils est maintenant juste au-dessus de votre espace de travail pour un accès beaucoup plus rapide.

Barre d'outils d'accès rapide sous le ruban dans Word

Vous pouvez déplacer la barre d’outils d’accès rapide dans chacune des applications Microsoft de votre choix. Cela signifie que ce n’est pas parce que vous le déplacez sous le ruban dans Word qu’il sera là lorsque vous ouvrirez Excel. Cette flexibilité vous permet de ne le déplacer que dans les applications où cela vous est avantageux.

Conseil: Vous pouvez également déplacer la barre d’outils d’accès rapide sous le ruban dans l’explorateur de fichiers sous Windows. Ensuite, personnalisez les actions de la barre d’outils pour ce que vous utilisez le plus.

Ajouter des actions à la barre d’outils d’accès rapide

Les options de la barre d’outils incluent les actions les plus courantes pour l’application particulière. Cliquez à nouveau sur la flèche sur le côté droit et sélectionnez (cochez) chaque action que vous souhaitez afficher.

Choisissez les actions de la barre d'outils d'accès rapide

Notez que les actions apparaîtront dans l’ordre dans lequel vous les sélectionnez, et non dans l’ordre dans lequel elles sont dans la liste.

Encore une fois, la flexibilité ici vous permet de sélectionner ce que vous utilisez le plus pour cette application particulière. Certaines actions telles que créer, ouvrir et enregistrer sont disponibles dans toutes les applications Microsoft Office. Mais d’autres sont spécifiques à l’application.

À titre d’exemples, vous pouvez ajouter des actions pour dessiner un tableau dans Word, trier par ordre croissant ou décroissant dans Excel, démarrer un diaporama depuis le début dans PowerPoint et rechercher un contact dans Outlook.

Barre d'outils d'accès rapide dans Excel

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Pour des actions supplémentaires, consultez notre guide de personnalisation de la barre d’outils d’accès rapide. Cela vous permet d’ajouter plus d’actions que ce que vous voyez dans la liste.

Afficher uniquement la barre d’outils et les onglets d’accès rapide

Maintenant, si vous n’aimez pas la barre d’outils d’accès rapide sous le ruban parce que vous sentez qu’elle empiète sur votre espace de travail, voici quelque chose à essayer : masquez le ruban !

Si vous avez inclus les actions que vous utilisez le plus et que vous êtes allé plus loin en personnalisant la barre d’outils d’accès rapide avec notre didacticiel, vous n’aurez peut-être besoin de voir le ruban que de temps en temps.

EN RELATION: Comment afficher ou masquer rapidement le ruban dans Office 2013

Cliquez sur la flèche à l’extrême droite du ruban pour le réduire.

Réduire le ruban

Désormais, les seules choses que vous voyez en haut de la fenêtre de l’application sont la barre d’outils et les onglets d’accès rapide. Vous pouvez cliquer sur n’importe quel onglet pour afficher ses outils sur le ruban lorsque vous en avez besoin. Et vous avez beaucoup plus d’espace de travail qu’avant.

Barre d'outils d'accès rapide avec ruban caché dans Word

Si vous souhaitez remettre le ruban à son emplacement défini, cliquez sur la flèche déroulante en haut à droite pour les options d’affichage du ruban et choisissez « Afficher les onglets et les commandes ».

Sélectionnez Afficher les onglets et les commandes

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Lorsque vous utilisez quotidiennement les applications Office de Microsoft, cela vaut la peine de quelques minutes pour apporter des modifications comme celle-ci si elles vous aident à travailler plus efficacement.

Une autre façon d’augmenter votre efficacité consiste à activer les macros dans Microsoft Office.

EN RELATION: Comment activer (et désactiver) les macros dans Microsoft Office 365

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Microsoft a une nouvelle application Office pour la collaboration

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Microsoft

Microsoft propose un nouveau canevas de productivité et de collaboration aux abonnés Microsoft 365 appelé Loop. La société a annoncé l’application et a déclaré qu’elle visait à fusionner des éléments de diverses applications Office telles que Word, Excel et autres en un seul canevas collaboratif.

Loop est essentiellement un rebranding du travail Fluid de Microsoft, sur lequel la société travaille depuis longtemps. Il comprend trois parties : composants de boucle, pages de boucle et espaces de travail de boucle. Microsoft la décrit comme « une nouvelle application qui combine un canevas puissant et flexible avec des composants portables qui se déplacent librement et restent synchronisés entre les applications ».

Qu'est-ce que Microsoft 365 ?

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Loop est très similaire à l’application de collaboration populaire Notion en ce sens que les deux offrent une toile vierge où plusieurs personnes peuvent se réunir pour faire avancer les choses. Bien sûr, Loop a l’avantage d’être proposé par Microsoft et le fait qu’il reste synchronisé avec les autres applications Microsoft 365. Cela signifie que vous pourrez basculer entre le travail en boucle et vos versions individuelles de Word, Excel et d’autres applications.

Vous et votre équipe pouvez utiliser Loop pour extraire des liens, des fichiers ou des données avec tout ce sur quoi vous travaillez. Tout comme Notion, une équipe peut créer de petits projets et les gérer dans Loop, ou en créer de grands avec toutes sortes de fichiers, pages, feuilles de calcul, présentations, etc.

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Microsoft a également vanté une nouvelle fonctionnalité appelée Context IQ, qui sera implémentée dans toutes les applications Microsoft 365, y compris Loop. Fondamentalement, c’est une IA qui utilise Microsoft Graph pour vous aider à faire plus de travail. Cela vous aidera à planifier des réunions lorsque tout le monde est disponible, à saisir des données connues, etc.

Cependant, certaines fonctionnalités clés manquent à Loop. Microsoft a annoncé son intention d’ajouter des tableaux, des suivis de statut, des notes et des listes de tâches à l’application, mais pour le moment, les utilisateurs devront s’en passer.

EN RELATION: Comment synchroniser les feuilles de calcul Microsoft Excel

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Comment ajouter (ou supprimer) une signature numérique dans les fichiers Microsoft Office

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rafapress/Shutterstock.com

Les documents de bureau sont parfois utilisés comme documents juridiques et nécessitent souvent une signature. Ou, parfois, vous souhaiterez peut-être ajouter une signature invisible pour protéger l’intégrité du document. Vous pouvez faire l’un ou l’autre dans certaines applications Office.

Ajouter une signature visible dans Word et Excel

Microsoft Word et Excel ont tous deux une fonctionnalité intégrée qui vous permet d’insérer une ligne de signature et une signature dans le document ou la feuille de calcul. Vous aurez également besoin d’une signature numérique à insérer sur la ligne de signature. Voici tout ce que vous devez faire.


Insérer une ligne de signature

Tout d’abord, ouvrez le document Word ou la feuille de calcul Excel dans laquelle vous souhaitez ajouter la ligne de signature, puis placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez l’insérer. Ensuite, cliquez sur « Ligne de signature », qui se trouve dans le groupe « Texte » de l’onglet « Insertion ».

Cliquez sur Ligne de signature.

La fenêtre de configuration de signature apparaîtra. Vous devrez remplir ces champs :

  • Signataire suggéré – Le nom de la personne qui signe le document.
  • Titre du signataire suggéré – Le titre du signataire.
  • Adresse e-mail du signataire suggérée – L’e-mail du signataire.
  • Instructions au signataire – Vous pouvez ajouter ici toutes les instructions spéciales que vous souhaitez que le signataire connaisse avant de signer.

Vous devrez également cocher/décocher ces options :

  • Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue de signature – Le signataire du document peut également ajouter l’objet de sa signature.
  • Afficher la date de signature dans la ligne de signature – Une fois le document signé, la date de sa signature apparaîtra.

Une fois que vous avez tout rempli, cliquez sur le bouton « OK » en bas de la fenêtre.

Cliquez sur OK.

La ligne de signature apparaîtra alors.

La ligne de signature.

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Envoyez le fichier à la personne qui doit signer le document. Ou, si c’est vous qui signez le document, lisez la suite.

Signez votre fichier Word ou Excel avec votre signature numérique

Si vous n’avez pas encore de signature numérique, vous recevrez une invite d’Office vous indiquant que vous en aurez besoin pour signer le document chaque fois que vous double-cliquez sur la ligne de signature. Office vous demandera également si vous souhaitez en obtenir un auprès d’un partenaire Microsoft dans l’invite.

Recevez un message d'identification numérique.

Si vous sélectionnez « Oui », cela vous amènera au site d’assistance officiel, où il explique les avantages d’une identification numérique, ainsi que quelques autorités certifiées recommandées qui sont qualifiées pour émettre des certificats numériques. Dans la documentation se trouvent GlobalSign et IdenTrust, mais il y en a beaucoup d’autres parmi lesquels choisir.

Une identification numérique d’une autorité certifiée est différente d’une signature manuscrite car elle ajoute un code au document qui montre que c’est bien vous, et non quelqu’un se faisant passer pour vous, qui avez signé le document.

Noter: Vous pouvez créer votre propre certificat numérique en exécutant SELFCERT.EXE dans le dossier d’installation d’Office. Cependant, cela ne vérifie pas votre identité comme le ferait une signature d’une autorité certifiée, car les fraudeurs peuvent également créer ce type de certificat en utilisant votre nom. Par mesure de sécurité, si vous utilisez un certificat numérique que vous avez créé vous-même, une bannière d’avertissement sera ajoutée au document.

Pour insérer cette signature numérique, double-cliquez sur la ligne de signature. Une boîte de dialogue contextuelle apparaîtra. Ici, cliquez sur « Signer ».

Signez avec votre signature numérique.

Le document est maintenant signé.

Votre signature numérique.

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Pour supprimer cette signature, modifiez simplement le document. Une fois le document édité, la signature est automatiquement supprimée. Il s’agit de protéger l’authenticité du document et également de protéger la personne qui a signé le document original.

Un message d'avertissement indiquant la signature sera supprimé lors de la modification.

Si vous souhaitez insérer une signature dessinée ou dactylographiée, vous êtes également libre de le faire. Bien que cela ne prouve pas l’authenticité de la signature, il existe plusieurs sites qui vous permettent de dessiner ou de taper une signature, puis de la télécharger sous forme d’image. À partir de là, vous insérez simplement l’image dans le document avec Insérer> Image, puis cliquez dessus et faites-la glisser vers la ligne de signature.

EN RELATION: Comment insérer une image ou un autre objet dans Microsoft Office

Pour que cela fonctionne correctement, assurez-vous de cliquer sur l’icône Options de format à droite de l’image, puis cliquez sur l’option d’habillage de texte « Devant le texte ».

Signez la ligne de signature.

Pour supprimer cette signature, sélectionnez simplement la signature en cliquant dessus avec votre souris puis appuyez sur la touche Suppr.

Ajouter une signature invisible dans Word, Excel et PowerPoint

Vous pouvez également ajouter une signature invisible à votre document. Cela protège l’authenticité du contenu du document. Et contrairement à la fonctionnalité d’insertion d’une ligne de signature, vous pouvez ajouter une signature invisible à vos présentations PowerPoint.

Pour ce faire, vous devez disposer d’une signature numérique d’une autorité certifiée.

Tout d’abord, ouvrez le document Word, la feuille de calcul Excel ou la présentation PowerPoint auquel vous souhaitez ajouter la signature invisible, puis cliquez sur l’onglet « Fichier ».

Cliquez sur Fichier.

Ensuite, cliquez sur « Info » dans le volet de gauche.

Cliquez sur Informations.

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Le texte sera différent pour l’étape suivante en fonction de l’application que vous utilisez. Si vous travaillez dans Excel, cliquez sur « Protéger le classeur ». Si vous utilisez PowerPoint, cliquez sur « Protéger la présentation ». Ou, si vous utilisez Word, cliquez sur « Protéger le document ».

Cliquez sur Protéger le document dans la section Informations.

Cliquez maintenant sur « Ajouter une signature numérique » dans le menu déroulant qui apparaît.

Cliquez sur Ajouter une signature numérique.

À partir de là, vous devrez utiliser la signature numérique que vous avez acquise auprès de l’autorité certifiée. Si vous avez déjà votre signature numérique, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Signer ».

Cliquez sur Signer pour signer le document.

Une fois signé, une bannière apparaîtra en haut du document indiquant qu’il contient une signature.

Pour supprimer cette signature, il vous suffit de modifier le document. Une fois le document modifié, la signature devient invalide. Un message apparaîtra pour vous informer que la signature a été supprimée une fois que vous avez effectué une modification.

Message supprimé de la signature.

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Cela protège à la fois le signataire et l’intégrité du contenu.

C’est tout ce qu’on peut en dire. Bien que signer un document ne soit pas nécessairement difficile, il existe ici quelques niveaux de validité. Pour lever tout doute sur l’authenticité de la signature, procurez-vous votre signature numérique auprès d’une autorité certifiée.

EN RELATION: Quels sont les trois piliers de la cybersécurité ?

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Comment activer le mode sombre dans Microsoft Office sur Android

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rafapress/Shutterstock.com

Avec le mode sombre de Microsoft Office sur Android, vous pouvez rendre toute votre expérience de création de documents, de feuilles de calcul et de présentations un peu plus sombre. Nous allons vous montrer comment activer ce mode.


Comment fonctionne le mode sombre sur Microsoft Office ?

Dans Microsoft Office pour Android, vous trouverez trois options d’apparence : le mode sombre, le mode clair et le système par défaut. Si vous choisissez l’option par défaut du système, il utilisera le thème actuel de votre téléphone Android (qu’il soit clair ou sombre).

EN RELATION: Comment activer le mode sombre dans Microsoft Office

Comment activer le mode sombre dans Microsoft Office pour Android

Pour activer le mode sombre dans Office sur Android, lancez d’abord l’application officielle Microsoft Office sur votre téléphone Android. Dans l’application, dans le coin supérieur gauche, appuyez sur l’icône de l’utilisateur.

Un écran « Moi » s’ouvrira. Ici, dans la section « Plus », sélectionnez « Paramètres ». Cela ouvre le menu des paramètres pour Office.

Sélectionnez "Paramètres" sur l

Dans le menu « Paramètres », sous la section « Préférences d’affichage », appuyez sur « Thème ».

Appuyez sur "Thème" sur la page "Paramètres" de Microsoft Office.

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Vous verrez maintenant diverses options d’apparence pour Office. Pour appliquer le mode sombre, sélectionnez « Sombre ».

Sélectionnez "Sombre" dans le menu "Thème" dans Microsoft Office.

Une invite apparaîtra indiquant que vous devez redémarrer l’application pour appliquer les modifications. Pour fermer cette invite, appuyez sur « Compris ».

Appuyez sur « Got It » dans l

Fermez l’application Microsoft Office sur votre téléphone. Ensuite, rouvrez l’application. Vous constaterez qu’il utilise maintenant le mode sombre.

Microsoft Office pour Android en mode sombre.

Pour inverser votre action et revenir au mode d’éclairage par défaut, ouvrez à nouveau le menu « Thème » et choisissez « Lumière ». Puis fermez et rouvrez l’application.

Sélectionnez « Light » dans le menu « Thème » de Microsoft Office.

Et c’est ainsi que vous adaptez Office sur votre téléphone Android à vos préférences visuelles !


Si vous utilisez Google Docs sur votre Android ou iPhone, il existe également un mode sombre dans cette application.

EN RELATION: Comment activer le mode sombre dans Google Docs

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Voici les nouveautés de Microsoft Office 2021 (et combien cela coûte)

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Microsoft

Microsoft souhaite que la plupart des gens s’abonnent à Microsoft 365 pour leurs besoins Office, mais il propose toujours un produit Office traditionnel avec un paiement unique. Avec Windows 11 au coin de la rue, Microsoft a annoncé qu’Office 2021 sortirait le 5 octobre.


Quoi de neuf dans Microsoft Office 2021 ?

Tout d’abord, Microsoft donne à Office 2021 une refonte visuelle, un peu comme l’entreprise le fait avec Microsoft 365. Il aura les coins arrondis que nous connaissons et aimons, et il se synchronisera également avec votre thème, y compris votre lumière. /choix sombre.

Votre Xbox exécute désormais Microsoft Word et Excel

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En ce qui concerne les fonctionnalités, Microsoft ajoute beaucoup de choses qui ont déjà fait leur chemin vers les versions Windows 365 de Word, Excel et toutes les autres applications. Par exemple, la société a intégré certaines des fonctionnalités de collaboration disponibles pour les abonnés Microsoft 365 dans Office 2021. La co-création en temps réel est l’une des fonctionnalités les plus intéressantes, car elle donne à Office 2021 l’impression de travailler avec Google Docs ou une autre application de bureau en ligne. .

Comment utiliser le mode Ensemble dans Microsoft Teams sur le Web

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L’application Teams arrive également dans Office 2021, donc si vous êtes un fan de l’application de chat vidéo de Microsoft, vous aurez un moyen rapide d’y accéder via votre achat Office.

Microsoft cite également la possibilité de « moderniser vos formules dans Excel, d’enregistrer facilement des présentations PowerPoint et d’embellir votre travail avec une collection élargie de contenu créatif ».

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En fin de compte, alors que les applications reçoivent des actualisations visuelles de type Windows 11, il n’y a pas grand-chose en termes de nouvelles fonctionnalités à venir dans Office 2021. Bien sûr, c’est probablement parce que Microsoft préférerait que vous vous abonnez à un abonnement, donc vous obtenez un flux continu de nouveautés plutôt que d’acheter Office en une seule fois.

Détails des prix de Microsoft Office 2021

Les nouvelles fonctionnalités sont géniales, mais elles vous amènent à une question importante : combien coûteront ces nouvelles fonctionnalités ? Dans le cas d’Office 2021, les éditions Office Famille et Étudiant 2021 coûteront 150 $. Cependant, les entreprises devront payer un peu plus, car Office Famille et Petite Entreprise 2021 coûtera 250 $. Les deux versions sont accompagnées de cinq ans de support et sont concédées sous licence pour un seul PC.

Donc, votre Mac ne reçoit pas de mises à jour macOS, et maintenant ?

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Vous n’avez pas besoin de Windows 11 pour exécuter Office 2021, car Microsoft a annoncé qu’il fonctionnerait sur Windows 11, Windows 10 et les trois versions les plus récentes de macOS.

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Nous savons enfin quand Microsoft Office 2021 sera lancé

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Production Vladimka/Shutterstock.com

Nous avons récemment appris quand Windows 11 serait lancé et nous avons maintenant découvert la date de sortie de Microsoft Office 2021 pour les consommateurs. Il s’avère que Microsoft publiera la dernière version de son logiciel Office bien-aimé le 5 octobre 2021.

EN RELATION: C’est officiel : Windows 11 a une date de sortie

Selon The Verge, la dernière version d’Office sera lancée le même jour que Windows 11 devrait commencer à être déployé auprès des utilisateurs éligibles.

Microsoft n’a pas annoncé grand-chose en termes de détails pour Office 2021, nous ne savons donc pas exactement ce que cela apportera pour qu’il vaille la peine d’être mis à niveau. De plus, Microsft n’a pas annoncé de prix pour Office 2021, mais nous nous attendons à ce que la société révèle ce détail critique bientôt, car la date de sortie est dans moins d’un mois.

Votre Microsoft Office reçoit-il toujours des mises à jour de sécurité ?

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La société a également poussé Microsoft Office Long Term Servicing Channel (LTSC) pour Windows et Mac pour les utilisateurs commerciaux et gouvernementaux d’aujourd’hui. Cette version est venue avec de nouvelles fonctionnalités qui devraient également arriver à Microsoft Office 2021 pour les consommateurs.

Certaines des nouvelles fonctionnalités incluent une fonction XLOOKUP, la prise en charge de la matrice dynamique, un mode sombre et une fonction Line Focus. Il ne semble pas qu’il présente quelque chose de trop révolutionnaire, mais d’autres nouvelles fonctionnalités pourraient être ajoutées pour la version grand public finale d’Office 2021 qui ne sont pas dans la version LTSC.

Qu'est-ce que Microsoft 365 ?

EN RELATIONQu’est-ce que Microsoft 365 ?

Toute personne qui s’abonne à Microsoft 365 obtiendra automatiquement ces nouvelles fonctionnalités. Cette nouvelle version s’applique uniquement aux personnes qui achètent des licences uniques pour Office.

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Microsoft met fin à la prise en charge des applications Office Android sur Chromebook

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Konstantin Savusia/Shutterstock.com

Des rapports ont commencé à circuler au cours de l’été selon lesquels Microsoft envisageait de supprimer la prise en charge des applications Android Office sur Chromebook. Alors que les nouvelles sur ce front étaient calmes pendant un certain temps, il s’avère que Microsoft met fin à la prise en charge de ces applications.


Microsoft met fin à la prise en charge de Chromebook pour les applications Office

À propos des Chromebooks, nous nous sommes entretenus avec Microsoft au sujet des applications Android Office, et il s’avère que la société déplace les utilisateurs de Chromebook vers les expériences Web Office.

Quelle est la différence entre les applications de bureau, Web et mobiles de Microsoft Office ?

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À partir du mois prochain, la prise en charge des Chromebooks pour les applications Office Android prendra fin. Malheureusement, cela signifie qu’Office sur le Web sera le seul moyen pour les utilisateurs de Chromebook de profiter d’Office et de tout ce qu’il offre.

Voici la déclaration du PR de Microsoft : « Dans un effort pour offrir l’expérience la plus optimisée aux clients Chrome OS/Chromebook, les applications Microsoft (Office et Outlook) seront transférées vers des expériences Web (Office.com et Outlook.com) le 18 septembre, 2021. Cette transition permet aux clients Chrome OS/Chromebook d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires et premium. Les clients devront se connecter avec leur compte Microsoft personnel ou un compte associé à leur abonnement Microsoft 365. Plus d’informations sont disponibles ici. »

Comme vous vous en doutez, Office sur Android ne va pas disparaître pour les smartphones et les tablettes. Étant donné que les Chromebooks ont des écrans plus grands que ces appareils, les applications ne sont pas optimisées pour eux. Dans cet esprit, cette décision est logique pour Microsoft.

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Certains utilisateurs prétendent que les applications Android Office ne sont pas déjà géniales sur les Chromebooks, donc ce changement ne devrait pas avoir d’impact négatif sur trop de gens. De plus, les expériences Web d’Office se sont considérablement améliorées au fil des ans, ce qui pourrait être une bonne chose pour tout le monde.

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Microsoft Office pour Android obtient enfin le mode sombre

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Ceux d’entre vous qui utilisent Microsoft Office sur votre smartphone Android seront heureux de savoir que le mode sombre est enfin arrivé. Eh bien, si vous aimez utiliser le mode sombre, bien sûr, comme beaucoup le font.

L’ensemble d’outils Office de Microsoft est extrêmement populaire et utile, en particulier sur les PC Windows, mais il fonctionne également très bien sur Android, en concurrence avec les offres de Google. Word, Excel et PowerPoint sont très populaires sur Android.

Microsoft Office pour Android obtient enfin le traitement du mode sombre

Désormais, ces applications étaient disponibles en tant qu’entités distinctes sur le Play Store auparavant, mais elles ne font pas partie d’une seule application appelée «  Microsoft Office  ». Ainsi, tous ces services prennent désormais en charge le mode sombre.

Cette fonctionnalité était attendue depuis longtemps, et nous savions qu’elle allait arriver, mais nous ne savions pas quand. Le mode sombre est pris en charge sur Microsoft Office pour PC depuis un certain temps maintenant. Il est donc agréable de voir qu’il est également en train de passer au mobile.

Microsoft lui-même dit qu’il s’agit d’une fonctionnalité très demandée, ce qui n’est pas surprenant. Le mode sombre économise la batterie sur les écrans AMOLED, et beaucoup de gens l’aiment plus que le mode lumière… en général.

L’application suivra le paramètre de thème de votre système, bien que vous puissiez également définir le mode sombre manuellement.

Notez que l’application Microsoft Office suivra le mode sombre de votre système. Donc, s’il est défini au niveau du système, vous êtes prêt à partir. Vous pouvez également l’activer manuellement, si vous le souhaitez, quel que soit le paramètre système.

Appuyez simplement sur votre profil dans l’onglet Accueil, puis sélectionnez «  Paramètres  ». À partir de là, sélectionnez l’option «Clair», «Sombre» ou «Valeur par défaut du système» dans le menu «Options du thème».

Comme vous pouvez le voir dans l’image fournie, le mode sombre de Microsoft Office est principalement noir AMOLED. Il y a des nuances de gris là-dedans, bien sûr, mais c’est un bon choix de Microsoft, car cela économisera plus de batterie de cette façon.

Si cette fonctionnalité n’est pas encore disponible dans votre application, elle le deviendra bientôt. Assurez-vous simplement que vous disposez de la dernière version de l’application et attendez qu’elle ne soit pas disponible pour le moment.

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Comment revenir au ruban classique dans Microsoft Office

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Microsoft a introduit un «ruban simplifié» au début de 2021 dans la suite de programmes Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, etc.), qui affiche moins d’icônes et prend moins de place. Si ce n’est pas pour vous, il existe un moyen très simple de récupérer le ruban classique.

Le ruban classique auquel vous êtes probablement habitué contient un bon nombre d’icônes.

Le ruban classique dans l'application de bureau Outlook.

Le nouveau ruban simplifié comporte moins d’icônes et plus d’espace pour les doigts pour cliquer sur les icônes (pour les ordinateurs et les tablettes avec écrans tactiles).

Le ruban simplifié dans l'application de bureau Outlook.

Ces captures d’écran proviennent de Microsoft Outlook, mais le ruban simplifié est apparu sur toutes les applications de la suite Office.

Ce n’est pas seulement dans les applications de bureau. Le nouveau ruban simplifié est également apparu dans les applications Web. Voici le ruban classique de l’application Web Microsoft Word.

Le ruban classique de l'application Web Word.

Et le nouveau ruban simplifié dans la même application.

Le ruban simplifié dans l'application Web Word.

Selon Microsoft, le ruban simplifié «est plus rationalisé pour utiliser moins d’espace à l’écran», ce qui signifie que l’entreprise a masqué la plupart des icônes afin que le ruban occupe moins d’espace vertical. Vraisemblablement, il s’agit d’une initiative visant à aider les personnes travaillant à domicile sur des ordinateurs portables, ou peut-être parce qu’ils voient l’avenir avec des appareils plus petits et plus mobiles (bien qu’Office ait déjà un mode tactile conçu pour cela).

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Quelle que soit la raison, le ruban simplifié ne sera pas du goût de tout le monde. Voici comment revenir au ruban classique.

Commencez par cliquer sur la petite icône de flèche vers le bas située à l’extrême droite du ruban.

La flèche de bascule dans le ruban.

Cette flèche agit comme une bascule pour basculer entre les rubans simplifiés et classiques quand vous le souhaitez. Cela ne changera pas automatiquement la conception du ruban dans les applications Microsoft, vous devrez donc activer le ruban classique dans chaque application Office que vous utilisez. Heureusement, chaque application se souviendra de votre préférence, vous n’aurez donc à le faire qu’une seule fois.

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Comment personnaliser la barre d’outils d’accès rapide dans Microsoft Office Apps

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Chaque application Microsoft Office dispose d’une barre d’outils d’accès rapide qui affiche les commandes en un clic. Voici comment personnaliser cette barre d’outils pour afficher toute commande qui apparaît sur le ruban et certaines qui ne le sont pas du tout.

La barre d’outils d’accès rapide se trouve dans les applications Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint et Word du package Office standard, ainsi que dans d’autres applications comme Project et Visio si vous les avez achetées. La barre d’outils n’est pas disponible sur les versions Web de ces applications, mais uniquement sur les applications client qui se trouvent sur votre ordinateur.


Nous allons utiliser Word comme exemple, mais les mêmes instructions s’appliquent à toutes les applications.

La barre d’outils d’accès rapide est située sur le bord supérieur de l’application, au-dessus du ruban.

La barre d'outils d'accès rapide.

Selon l’application dans laquelle vous vous trouvez et la version d’Office que vous utilisez, les commandes par défaut seront légèrement différentes. Mais dans la dernière version de Word utilisant Office 365, les commandes par défaut sont:

  1. Enregistrement automatique (cela apparaîtra si vous avez OneDrive)
  2. sauver
  3. Annuler la dernière action
  4. Refaire la dernière action

Pour personnaliser la barre d’outils, cliquez sur la flèche vers le bas à la fin des commandes. Certaines commandes courantes sont déjà répertoriées pour que vous puissiez les choisir.

Le menu "Personnaliser la barre d

Les commandes seront différentes en fonction de l’application dans laquelle vous vous trouvez, mais certaines sont communes à toutes les applications, telles que le mode Impression ou Touch / Mouse.

Pour ajouter une de ces commandes à la barre d’outils, cliquez simplement dessus. Vous pouvez également supprimer des éléments de la barre d’outils en cliquant sur une commande avec une coche à côté, ou en cliquant avec le bouton droit sur la commande dans la barre d’outils et en sélectionnant «Supprimer de la barre d’outils d’accès rapide».

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Ces commandes courantes sont utiles, mais tout le monde a beaucoup de choses différentes à faire, vous devez donc être en mesure de choisir les commandes que vous utilisez beaucoup. Pour ce faire, cliquez sur la flèche et choisissez «Plus de commandes».

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Pour ajouter une commande à la barre d’outils, sélectionnez-la dans la liste de gauche, cliquez sur « Ajouter » (ou double-cliquez sur la commande), puis choisissez le bouton « OK ».

Ajout d'une commande à la barre d'outils.

Nous avons choisi «Couleur de police».

La commande "Couleur de police" de la barre d

La liste des commandes que vous voyez lorsque vous ouvrez ce panneau n’est cependant qu’une petite fraction des commandes disponibles. Ouvrez à nouveau le panneau en sélectionnant la flèche et «Plus de commandes», puis cliquez sur la flèche déroulante à côté de «Commandes populaires».

La liste déroulante des commandes.

Vous pouvez choisir parmi de nombreux filtres pour trouver les commandes spécifiques que vous utilisez, mais si vous choisissez «Toutes les commandes», vous verrez toutes les options possibles. Selon l’application que vous utilisez, certaines peuvent être assez surprenantes. Par exemple, dans Excel, vous avez la possibilité d’ajouter une commande qui ouvre la calculatrice intégrée de Windows.

Il existe également de nombreuses commandes qui ne sont pas directement disponibles dans le ruban. Pour les voir, modifiez le menu déroulant « Commandes populaires » en « Commandes non présentes dans le ruban ».

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Le nom «Commandes ne figurant pas dans le ruban» est un peu trompeur car de nombreuses commandes ici sont disponibles dans le ruban, mais vous devez soit cliquer sur quelques flèches et menus pour y accéder, soit elles ne sont disponibles que dans certains situations dépendantes du contexte. Cependant, il existe de nombreuses commandes qui ne sont pas du tout disponibles dans le ruban.

Faites défiler la liste jusqu’à ce que vous arriviez à la commande «Options: Accueil» et ajoutez-la à la barre d’outils.

La commande "Options" ajoutée à la barre d

Lorsque vous cliquez dessus, cela ouvrira le panneau Options auquel vous accédez normalement via Fichier> Options. Si vous utilisez beaucoup une application Office et que vous vous retrouvez à cliquer plusieurs fois pour faire quelque chose régulièrement, cela vaut la peine de l’ajouter à la barre d’outils d’accès rapide pour gagner du temps.

Si vous n’êtes pas sûr du nom exact des commandes, vous pouvez également l’ajouter directement à la barre d’outils à partir du ruban. Nous utiliserons l’exemple de redémarrage de la numérotation sur les nouvelles pages, ce qui est une exigence courante pour de nombreuses personnes qui utilisent beaucoup Word.

Pour ce faire, vous devez normalement cliquer sur l’onglet «Disposition», sélectionner «Numéros de ligne», puis choisir «Redémarrer chaque page». C’est trois clics. Pour en faire un simple clic (beaucoup plus efficace), cliquez avec le bouton droit sur «Redémarrer chaque page» puis sélectionnez «Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide» dans le menu contextuel.

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La commande «Redémarrer chaque page» apparaît maintenant dans la barre d’outils d’accès rapide comme un interrupteur à bascule, ce qui signifie que vous pouvez l’activer et le désactiver selon vos besoins.

La commande "Redémarrer chaque page" dans la barre d

Pour modifier l’ordre des commandes dans la barre d’outils, cliquez avec le bouton droit sur une commande de la barre d’outils et sélectionnez «Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide» dans le menu contextuel.

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Sélectionnez une commande dans la liste de droite des commandes visibles de la barre d’outils et utilisez les flèches vers la droite pour modifier l’ordre des commandes dans la barre d’outils.

Les boutons fléchés pour changer la position des commandes de la barre d'outils.

Si vous souhaitez réinitialiser la barre d’outils aux paramètres par défaut, cliquez sur «Réinitialiser» et «Réinitialiser uniquement la barre d’outils d’accès rapide».

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Comment ajouter de nouveaux boutons au ruban Microsoft Office

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Le ruban Microsoft Office contient la plupart des commandes dont vous avez besoin, mais il serait parfois utile d’y ajouter. Voici comment rechercher et choisir d’autres boutons à ajouter au ruban dans l’onglet de votre choix.

La barre de ruban est standard dans toutes les applications Office – Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint et Word (plus Project et Visio si vous les avez payés) – depuis Office 2007, et il est juste de dire que c’est assez utile. Microsoft a déployé beaucoup d’efforts pour ouvrir automatiquement le bon onglet en fonction de ce que vous avez sélectionné dans l’application, et c’est tellement transparent que la plupart des gens ne le remarquent même pas.


Pourtant, tout le monde a des besoins différents, et vous pourriez trouver un bouton ruban plus utile que de parcourir plusieurs menus ou d’utiliser un menu contextuel. Vous pouvez ajouter n’importe quelle commande d’application sous forme de bouton dans le ruban à l’aide d’un processus de personnalisation simple.

Nous allons vous montrer comment procéder à l’aide d’Outlook, mais les mêmes instructions s’appliquent à toutes les applications Microsoft Office. À titre d’exemple, nous allons ajouter un nouveau bouton à l’onglet Accueil du ruban Outlook pour créer un nouvel e-mail en texte brut.

Faites un clic droit sur l’un des onglets de la barre du ruban et sélectionnez «Personnaliser le ruban».

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Dans le panneau « Personnaliser le ruban » qui s’ouvre, modifiez le menu déroulant « Commandes populaires » en « Toutes les commandes ».

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Faites défiler vers le bas jusqu’à atteindre la commande souhaitée. Dans ce cas, nous allons sélectionner « Texte brut ».

La commande "Texte brut".

Pour ajouter votre bouton au ruban, vous devez l’ajouter à un groupe. Ceux-ci sont indiqués dans la colonne de droite.

Les groupes actuellement visibles dans le ruban.

Nous voulons ajouter notre bouton à l’onglet «Accueil» et dans son propre groupe. (Bien que vous puissiez ajouter une commande à un groupe existant en sélectionnant simplement ce groupe.)

Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton « Nouveau groupe » puis sur « Renommer » pour donner un nom approprié au groupe. Sélectionnez le bouton «OK» pour confirmer la création du groupe.

Le panneau "Personnaliser le ruban" affichant un nouveau groupe ajouté.

Nous voulons que notre bouton soit le premier bouton de l’onglet, il doit donc être déplacé en haut de la liste, au-dessus du groupe «Nouveau». Utilisez les flèches sur le côté droit pour déplacer votre nouveau groupe en haut de la liste, ou faites-le glisser et déposez-le à la place.

Un groupe déplacé à l'aide des boutons fléchés.

La dernière étape consiste à ajouter le bouton au groupe. Sélectionnez « Texte brut » dans le panneau de gauche et cliquez sur le bouton « Ajouter » pour l’ajouter au groupe.

La commande "Texte brut" est ajoutée au nouveau groupe.

Cliquez sur « OK » pour fermer le panneau. Votre nouveau groupe, contenant le bouton « Texte brut », sera visible dans l’onglet « Accueil ».

Le bouton "Texte brut" s

Pour supprimer le bouton, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet et sélectionnez à nouveau «Personnaliser le ruban». Sélectionnez le bouton dans le panneau de droite, puis sélectionnez «Supprimer».

Une commande supprimée à l

Cliquez sur « OK » et le bouton sera supprimé du ruban. Si le groupe que vous avez créé ne comportait qu’un seul bouton, le groupe sera également supprimé.

Vous pouvez ajouter autant de groupes et autant de boutons que vous le souhaitez, ainsi que supprimer les boutons et groupes par défaut. Cela rend le ruban aussi personnalisable que vous le souhaitez.

Si vous souhaitez supprimer les personnalisations d’un onglet du ruban, cliquez sur le bouton « Réinitialiser » situé dans le menu « Personnaliser le ruban », puis sélectionnez « Réinitialiser uniquement l’onglet du ruban sélectionné ».

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Sinon, si vous souhaitez que la totalité du ruban soit réinitialisée par défaut, utilisez plutôt «Réinitialiser toutes les personnalisations». Les différentes options de réinitialisation vous permettent d’apporter autant de modifications que vous le souhaitez en toute confiance, car vous n’avez qu’à appuyer sur un bouton pour restaurer un onglet par défaut ou tout le ruban par défaut.

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