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Comment utiliser les fichiers vCalendar dans Outlook

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Microsoft Outlook utilise des fichiers vCalendar pour échanger des informations sur les réunions et les rendez-vous avec d’autres personnes de votre domicile ou de votre organisation. Avec les fichiers vCalendar, vous pouvez facilement planifier des rendez-vous avec d’autres personnes, même s’ils n’utilisent pas Outlook comme calendrier principal.


Qu’est-ce qu’un fichier VCS?

Un fichier vCalendar, qui porte l’extension de fichier .vcs, vous permet d’échanger des événements de calendrier avec d’autres personnes. Vous pouvez enregistrer un événement de calendrier Outlook dans un fichier VCS et l’envoyer à quelqu’un pour partager ces détails d’événement, même si le destinataire est en dehors de votre organisation.

Certaines autres applications de messagerie prennent également en charge les fichiers VCS, ce qui permet également d’échanger des fichiers avec des personnes qui n’utilisent pas Outlook.

Comment créer des fichiers vCalendar

Cliquez sur l’icône « Calendrier Outlook » en bas à gauche de l’écran pour ouvrir votre calendrier.

Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quelle date du calendrier et sélectionnez «Nouveau rendez-vous» pour créer une nouvelle entrée.

Ajoutez les informations de rendez-vous, y compris la date, l’heure et tous les détails pertinents. Cliquez sur «Enregistrer et fermer» pour ajouter l’entrée à votre calendrier.

sauver et fermer

Double-cliquez sur l’entrée du calendrier pour l’ouvrir.

double-cliquez sur l'entrée de calendrier

Cliquez sur « Fichier ».

cliquez sur fichier

Dans la barre latérale à gauche, cliquez sur « Enregistrer sous ».

enregistrer sous

En bas, à droite du menu déroulant « Enregistrer en tant que type », sélectionnez « Format vCalendar » et cliquez sur « Enregistrer ».

insérer un fichier vcalendar

Comment envoyer des fichiers vCalendar par e-mail

Dans Outlook, cliquez sur l’icône «Nouvel e-mail» en haut à gauche pour envoyer un nouvel e-mail. Adressez-le comme vous le feriez normalement, avec un destinataire, une ligne d’objet et toute information pertinente dans le corps de l’e-mail.

nouvelle icône de courrier électronique

Dans l’onglet «Insertion», cliquez sur «Joindre un fichier» pour ajouter le fichier vCalendar.

Dans mon cas, le fichier ne s’affiche pas dans le menu déroulant. Je clique donc sur «Parcourir ce PC» en bas de la liste. Dans la plupart des cas, surtout si vous venez de créer le fichier, il devrait apparaître en haut de la liste.

parcourir ce pc

Recherchez le fichier vCalendar et cliquez pour le sélectionner. Cliquez sur «Insérer» en bas pour l’ajouter à l’e-mail.

insérer un fichier vcalendar

Cliquez sur «Envoyer» pour envoyer l’e-mail normalement.

Comment importer des fichiers vCalendar

Dans Outlook, cliquez sur «Fichier» pour importer un fichier VCS.

cliquez sur fichier

Dans la barre latérale à gauche, cliquez sur « Ouvrir et exporter ».

ouvrir et exporter

Cliquez sur « Ouvrir le calendrier ».

Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré le fichier vCalendar. Si vous ne le trouvez pas, vérifiez les options de format en bas et assurez-vous que « vCalendar format » est sélectionné.

Cliquez sur le fichier pour le sélectionner, puis appuyez sur le bouton «Ouvrir» en bas.

cliquez sur fichier puis ouvrez

Cliquez sur «Copier dans mon calendrier» pour ajouter le fichier vCalendar à votre calendrier Outlook principal.

Confirmez l’ajout en cliquant sur le bouton «Oui» dans la fenêtre contextuelle.


Vous pouvez maintenant créer vos propres fichiers vCalendar à partager entre les plates-formes. Vous pouvez également les envoyer et les importer dans votre calendrier Outlook. Une fois que vous vous serez habitué à utiliser les fichiers vCalendar, vous constaterez qu’ils sont incroyablement utiles pour rester organisé, quelle que soit la plate-forme que vous et vos collègues utilisez.

Comment utiliser la fonctionnalité vCard dans Outlook

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Une vCard est une carte de visite virtuelle que vous pouvez joindre à des e-mails dans Outlook (ou ailleurs) et envoyer numériquement. Voici comment créer une vCard, en envoyer une ou en importer une dans Outlook et Gmail.


Comment créer un fichier vCard dans Outlook

Dans Outlook, cliquez sur l’icône « Contacts » pour commencer.

icône de contacts

Cliquez sur Fichier> Nouvelle entrée pour créer un nouveau contact.

nouvelle entrée dans les contacts

Sélectionnez «Nouveau contact», puis cliquez sur le bouton «OK».

nouveau contact

Ajoutez les informations que vous souhaitez partager dans la vCard. N’oubliez pas que ces informations seront incluses dans chaque e-mail auquel vous les attachez. Il est donc préférable d’éviter les informations personnelles à moins que le contact ne soit pas dérangé par les autres. Une fois terminé, cliquez sur «Enregistrer et fermer».

vcard enregistrer

Comment envoyer un fichier vCard dans Outlook

Ouvrez un nouvel e-mail et adressez-le à la personne à qui vous envoyez l’e-mail.

adresse e-mail

Cliquez sur l’icône en forme de trombone dans la barre d’outils pour joindre un fichier à l’e-mail.

attacher l'icône

Dans le menu «Pièces jointes», sélectionnez Joindre un élément> Carte de visite> Autres cartes de visite.

joindre une vcard

Choisissez la vCard que vous souhaitez importer et cliquez sur « OK ».

choisir le contact

Comment importer un fichier vCard à partir d’un e-mail Outlook

Pour importer un fichier vCard dans Outlook, cliquez sur la flèche sur le côté droit de la vCard et choisissez «Ouvrir».

ouvrir la vcard

Une fois cela fait, la vCard s’ouvre dans le menu «Contacts». Pour l’enregistrer, cliquez sur «Enregistrer et fermer».

sauver et fermer

Comment importer une vCard dans Gmail

Ouvrez le message électronique et cliquez sur «Télécharger» sur la vCard jointe.

télécharger la vcard

Ouvrez le fichier et choisissez le programme avec lequel vous souhaitez l’ouvrir. Outlook, la première option, vous permet de l’importer directement dans vos contacts. Cliquez sur Outlook puis sur «OK» pour ouvrir le fichier.

outlook appuyez sur ok

Outlook ouvrira alors le menu «Contacts». Pour enregistrer, cliquez simplement sur «Enregistrer et fermer».

sauver et fermer

Comment insérer des informations de contact Outlook dans Microsoft Word

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Il existe plusieurs façons d’insérer des informations de contact dans un document Word. Le plus simple est peut-être d’ajouter simplement un bouton Carnet d’adresses à la barre d’outils d’accès rapide afin que vous puissiez ajouter des contacts à la volée et en appuyant simplement sur un bouton dans n’importe quelle application Microsoft Office.


Ajout d’un bouton de carnet d’adresses à la barre d’outils d’accès rapide

Pour ajouter le bouton, cliquez sur l’icône de flèche dans la barre d’outils d’accès rapide. Cette icône ouvre un menu déroulant qui vous permet de personnaliser la barre d’outils d’accès rapide.

personnaliser la barre d'outils d'accès rapide excel

Choisissez «Plus de commandes» dans la liste des options disponibles.

Plus de commandes

Cliquez sur « Barre d’outils d’accès rapide » dans la barre latérale sur la gauche, puis choisissez « Commandes absentes du ruban » dans le menu déroulant « Choisir les commandes dans ».

commandes pas dans le ruban

Choisissez «Carnet d’adresses», puis cliquez sur le bouton «Ajouter» pour l’ajouter à la barre d’outils d’accès rapide.

Ajoutez l'adresse

Cliquez sur «OK» pour ajouter le bouton Carnet d’adresses.

bouton ok

Insertion de contacts de votre carnet d’adresses dans un document Word

Pour insérer un contact, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter les informations du contact. Ensuite, dans la barre d’outils d’accès rapide, cliquez sur l’icône «Carnet d’adresses» que vous avez ajoutée.

icône de carnet d'adresses

Les noms des contacts doivent apparaître. Dans notre scénario de test, nous n’avons qu’un seul contact, «Test Contact». Cliquez sur le contact que vous souhaitez ajouter, puis sur le bouton « OK ».

ajouter un contact appuyez sur ok

Une fois terminé, toutes les informations dont vous disposez pour le contact devraient apparaître dans le document. Cependant, cela dépend presque entièrement de la rigueur de la création du contact. Pour certains, ce sera un nom et une adresse e-mail. D’autres recevront une adresse, un numéro de téléphone, etc. Tout dépend de ce que vous ajoutez lorsque vous créez un nouveau contact (ou que vous le modifiez plus tard).

Comment vérifier l’accessibilité des e-mails dans Outlook

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dennizn / Shutterstock

Les e-mails sont pratiques pour beaucoup, mais un large éventail de handicaps peut rendre le format difficile à utiliser pour beaucoup de nos amis, de notre famille et de nos collègues. Assurez-vous que vos e-mails sont entièrement accessibles en utilisant le vérificateur d’accessibilité intégré de Microsoft Outlook.


Comment accéder au vérificateur d’accessibilité dans Outlook

Avec le vérificateur d’accessibilité d’Outlook, vous pouvez analyser vos e-mails pour détecter divers problèmes susceptibles de poser des problèmes aux personnes handicapées. L’outil recherchera des choses comme des images manquant le texte alternatif sur lequel les personnes qui utilisent le lecteur d’écran comptent pour comprendre l’image des images. Il s’assurera que les tableaux ont des structures simples qui peuvent être parcourues par une technologie d’assistance, vérifie vos styles de titre pour simplifier la navigation et s’assure généralement que votre e-mail suit les meilleures pratiques d’accessibilité.

Pour vérifier les e-mails de Microsoft Outlook pour les problèmes d’accessibilité, cliquez sur l’onglet «Révision» du ruban lors de la rédaction d’un e-mail, puis sélectionnez «Vérifier l’accessibilité». Ce bouton se trouve à la fin de la barre. Par conséquent, si votre fenêtre de messagerie n’est pas en plein écran, vous devrez peut-être cliquer sur les trois points horizontaux à droite pour accéder à ce bouton. Si vous utilisez Outlook sur un Mac, le bouton « Vérifier l’accessibilité » se trouve sous l’onglet « Options ».

Vérificateur d'accessibilité Outlook sous l'onglet Révision

Un nouveau volet d’accessibilité apparaîtra sur le côté droit de votre fenêtre de courrier électronique, vous montrant toutes les erreurs, avertissements, conseils ou suggestions qu’il a trouvés jusqu’à présent pour ce courrier électronique. Cliquez sur la flèche à côté de n’importe quel problème pour ouvrir un menu déroulant qui vous dirigera vers les instances spécifiques où ce problème se produit.

Volet d'accessibilité Outlook

Plus bas dans ce volet, vous pouvez trouver des informations supplémentaires sur ce problème particulier, les raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être le résoudre et quelques instructions simples étape par étape sur la façon de le résoudre. Si vous souhaitez en savoir plus sur les règles spécifiques utilisées par le vérificateur d’accessibilité dans Outlook ou dans d’autres applications Microsoft telles que Word, Excel et PowerPoint, consultez la documentation de Microsoft sur le sujet.

Comment demander des e-mails accessibles dans Outlook

En utilisant les paramètres d’accessibilité d’Outlook, vous pouvez spécifiquement demander du contenu accessible aux personnes qui vous envoient des e-mails. Pour activer ce paramètre, vous devez naviguer dans l’application Web Outlook via n’importe quel navigateur Web et vous connecter à votre compte Outlook. Ouvrez le rouage «Paramètres» en haut à droite, puis sélectionnez «Afficher tous les paramètres Outlook».

Paramètres de l'application Web Outlook

Sélectionnez l’onglet « Général » sur le côté droit, puis sélectionnez « Accessibilité ». Assurez-vous que la case «Demander aux expéditeurs d’envoyer du contenu accessible» est cochée, puis cliquez sur «Enregistrer».

Microsoft Outlook fournit un contenu accessible


La simplicité est généralement meilleure lorsqu’il s’agit de créer du contenu numérique accessible. Le vérificateur d’accessibilité d’Outlook vous donnera plus d’informations sur la façon de créer de meilleurs e-mails pour votre public, et vous aidera à corriger tout autre problème mineur qui pourrait poser de gros problèmes aux autres.

Comment mettre en surbrillance différents calendriers dans Outlook Online

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Si vous avez déjà affiché plusieurs calendriers dans une seule vue dans Outlook Online, vous saurez à quel point il est utile mais aussi à quel point il peut être déroutant. Utilisez des couleurs et des charmes pour savoir en un coup d’œil quel rendez-vous appartient à quel calendrier.

Outlook peut afficher une variété de calendriers différents en dehors de votre calendrier par défaut. Les calendriers supplémentaires que vous avez créés vous-même, les calendriers partagés d’autres personnes, les calendriers des groupes auxquels vous appartenez et les calendriers de Planner peuvent tous être consultés individuellement ou ensemble.

Lorsque vous affichez plusieurs calendriers ensemble, il est facile de se perdre un peu. Microsoft a facilité la distinction entre les différents calendriers à l’aide de couleurs, et vous pouvez également ajouter des icônes (icônes sur chaque rendez-vous) par défaut pour chaque calendrier et individuellement sur des événements spécifiques.

Votre calendrier par défaut affichera les rendez-vous en bleu, sans charmes.

Rendez-vous du calendrier dans la couleur bleue par défaut.

Pour afficher des calendriers supplémentaires, cliquez dessus dans la barre latérale sur le côté gauche afin qu’une coche s’affiche.

Différents calendriers affichés dans la barre latérale.

Les rendez-vous de ces calendriers apparaîtront dans la vue du calendrier. Outlook leur donne une couleur différente par défaut.

Rendez-vous de calendrier à partir de différents calendriers affichés avec différentes couleurs.

Dans notre exemple, deux des événements ont déjà une icône, appelée charme, qui leur est déjà attribuée.

Deux rendez-vous avec charmes appliqués automatiquement.

Cela se fait automatiquement par Outlook lorsqu’il trouve un mot qui correspond à un charme. Le rendez-vous vert a un charme de gâteau d’anniversaire parce que le titre du rendez-vous est « l’anniversaire de Mike ». Le rendez-vous rouge a un charme de stylo et de papier, car le rendez-vous comprend le mot «tutoriel». D’autres termes qui entraîneront automatiquement l’ajout d’un charme incluent «dentiste», «médecin», «vacances» et «voiture».

Vous pouvez modifier manuellement la couleur par défaut d’un calendrier en cliquant sur les trois points à côté du calendrier dans la barre latérale, puis en sélectionnant l’option «Couleur».

L

Choisissez la couleur que vous voulez et les rendez-vous sur le calendrier changeront immédiatement pour correspondre.

La couleur sélectionnée, avec un rendez-vous montrant la nouvelle couleur.

Vous pouvez également ajouter un charme par défaut à un calendrier, qui sera appliqué à chaque rendez-vous de ce calendrier. Cliquez sur les trois points à côté du calendrier dans la barre latérale, puis sélectionnez le bouton « Charme ».

L

Choisissez le charme que vous voulez et les rendez-vous changeront immédiatement pour correspondre.

Le coffret charme, et un rendez-vous montrant le charme choisi.

L’un des rendez-vous que nous avons indiqués plus tôt a toujours le charme du stylo et du papier qu’Outlook a automatiquement appliqué.

Un rendez-vous montrant le charme appliqué automatiquement.

Le charme automatique précédent remplace le calendrier par défaut, mais vous pouvez le modifier. Double-cliquez sur le rendez-vous pour l’ouvrir, puis sélectionnez le charme.

L'option charme dans le rendez-vous.

Cela ouvre la boîte de charme. Vous pouvez choisir n’importe quel charme que vous souhaitez, mais pour correspondre au charme par défaut pour le calendrier, vous devez supprimer le charme appliqué automatiquement. Pour ce faire, cliquez sur le cercle en haut à gauche.

L'option de supprimer le charme sur mesure.

Cela supprimera le charme sur mesure et le rendez-vous récupérera le charme par défaut que vous avez sélectionné pour le calendrier.

L'appendice ouvert montrant le charme par défaut pour le calendrier.

Si vous ne souhaitez pas qu’un charme par défaut soit appliqué à un calendrier, mais que vous souhaitez plutôt appliquer des charmes sur mesure à des rendez-vous spécifiques, le processus est similaire. Double-cliquez sur un rendez-vous pour l’ouvrir et cliquez sur le cercle à côté du titre du rendez-vous.

L'option Charme dans un rendez-vous ouvert.

Cela ouvre la boîte de charme. Choisissez le charme que vous voulez et cliquez dessus pour l’appliquer au rendez-vous.

Le coffret de charme, et le rendez-vous ouvert montrant le charme sur mesure.

Fermez le rendez-vous, et le charme sera visible sur le rendez-vous dans le calendrier.

Le rendez-vous montrant le charme sur mesure dans le calendrier.

Actuellement, il n’y a aucun moyen d’ajouter vos propres couleurs ou charmes à Outlook, vous devez donc utiliser les options que la société vous offre. Cependant, il y a suffisamment de couleurs et de charmes pour que, dans la plupart des situations, vous puissiez créer des marqueurs uniques pour plusieurs calendriers, ce qui est certainement mieux que d’avoir plusieurs calendriers identiques qui vous regardent.

Comment définir un mot de passe sur votre fichier de données Outlook

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Si vous souhaitez protéger votre courrier électronique dans Outlook des regards indiscrets, en particulier si vous partagez un ordinateur avec d’autres personnes, vous pouvez protéger le courrier électronique dans chaque compte Outlook, ainsi que les éléments de calendrier, les tâches, etc. en définissant un mot de passe sur chaque fichier de données Outlook (.pst).

EN RELATION: Comment créer un nouveau compte d’utilisateur local dans Windows 10

Il y a quelques choses que vous devez savoir sur la protection de votre messagerie dans Outlook. Tout d’abord, vous ne pouvez pas définir un mot de passe de connexion pour accéder à Outlook lui-même. Le mot de passe que nous allons vous montrer comment définir est pour un seul compte, ou fichier de données, dans Outlook. Toute personne ayant accès à votre ordinateur peut ouvrir et utiliser Outlook; ils ne pourront tout simplement pas accéder aux comptes de messagerie auxquels vous avez appliqué un mot de passe. Cependant, cela ne garantit pas la sécurité de vos données contre les vrais méchants. L’utilisation d’un compte protégé par mot de passe dans Windows ajoutera une autre couche de sécurité si vous partagez l’ordinateur avec d’autres personnes.

En outre, lorsque vous définissez un mot de passe pour un fichier de données Outlook, il s’applique à l’ensemble du compte ou du fichier de données. Vous ne pouvez pas protéger par mot de passe des dossiers individuels dans le compte.

Pour définir un mot de passe sur un compte dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le nom du compte dans le volet gauche et sélectionnez «Propriétés du fichier de données» dans le menu contextuel.

01_selecting_data_file_properties

La boîte de dialogue Propriétés personnelles s’affiche. Dans l’onglet Général, cliquez sur «Avancé».

02_clicking_advanced

Dans la boîte de dialogue Fichier de données Outlook, cliquez sur «Modifier le mot de passe».

03_clicking_change_password

EN RELATION: Comment créer un mot de passe fort (et s’en souvenir)

Si vous avez précédemment attribué un mot de passe au fichier de données Outlook sélectionné, entrez ce mot de passe dans la zone d’édition « Ancien mot de passe ». Dans cet exemple, nous attribuons un mot de passe à ce fichier de données pour la première fois. Nous saisissons donc un nouveau mot de passe dans la zone d’édition « Nouveau mot de passe » et à nouveau dans la zone d’édition « Vérifier le mot de passe ». Assurez-vous d’utiliser des mots de passe forts pour sécuriser correctement vos fichiers de données Outlook.

04_entering_password

Si vous ne souhaitez pas saisir le mot de passe à chaque fois, cochez la case « Enregistrer ce mot de passe dans votre liste de mots de passe » pour qu’il y ait une coche dans la case. Cependant, si vous partagez un ordinateur avec d’autres, ce n’est pas recommandé. Si vous ne partagez pas votre ordinateur et que vous disposez d’un compte d’utilisateur Windows protégé par mot de passe, vous pouvez activer cette option pour éviter de saisir votre mot de passe chaque fois que vous ouvrez Outlook. Cela peut sembler contraire à l’objectif d’attribution d’un mot de passe à votre fichier de données Outlook, mais si vous sauvegardez le fichier .pst sur un lecteur externe ou sur un service cloud, le fichier est protégé contre toute personne y accédant et tentant de l’ouvrir dans Outlook.

Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé. Cliquez ensuite sur «OK» dans la boîte de dialogue Fichier de données Outlook pour le fermer, puis cliquez sur «OK» pour fermer la boîte de dialogue Propriétés personnelles après cela.

05_clicking_ok_on_outlook_data_file_dialog

La prochaine fois que vous ouvrirez Outlook, le mot de passe du fichier de données Outlook vous demandera de saisir votre mot de passe avant de pouvoir accéder à votre compte.

06_entering_password_for_data_file

Si vous décidez que vous ne voulez pas avoir à entrer un mot de passe pour votre compte chaque fois que vous ouvrez Outlook, ou si vous voulez simplement changer le mot de passe, accédez à la boîte de dialogue Changer le mot de passe en suivant les étapes décrites ci-dessus. Saisissez votre mot de passe actuel dans la zone d’édition « Ancien mot de passe ». Pour supprimer le mot de passe, laissez vides les zones d’édition «Nouveau mot de passe» et «Vérifier le mot de passe». Pour modifier le mot de passe, entrez un nouveau mot de passe dans ces deux zones d’édition.

07_removing_password

L’application d’un mot de passe à vos fichiers de données Outlook permet également de les protéger lorsque vous archivez et sauvegardez les fichiers de données, en les stockant sur un support externe ou dans le cloud.

Comment ajouter votre adresse e-mail Outlook.com à Microsoft Outlook

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L’application de bureau Microsoft Outlook prend en charge les adresses Outlook.com se terminant par @ outlook.com, @ hotmail.com, @ live.com et @ msn.com. Cependant, la façon de les ajouter n’est pas nécessairement évidente, surtout si vous utilisez la vérification en deux étapes.

Nous avons utilisé Outlook 2016 pour ce didacticiel, bien que ce même processus fonctionne également sur Outlook 2013 et les versions à jour d’Outlook 2010.

Comment ajouter une adresse e-mail Outlook.com à Outlook

Même si vous vous êtes connecté à Windows 10 avec un compte Microsoft, Microsoft Outlook ne le remarquera pas et ne proposera pas d’ajouter ce compte. Seule l’application Mail beaucoup plus basique incluse avec Windows 10 peut se connecter automatiquement à votre adresse e-mail Outlook.com associée à votre compte Microsoft.

Pour ajouter une adresse e-mail Outlook.com à Microsoft Outlook, vous devez l’ajouter comme tout autre compte de messagerie. Tout d’abord, ouvrez l’application Outlook sur votre PC.

Cliquez sur le menu « Fichier » dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Outlook.

Cliquez sur le bouton « Ajouter un compte » sous Informations sur le compte dans le volet d’informations pour commencer à ajouter votre compte de messagerie.

Dans l’écran Ajouter un compte qui apparaît, entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe Outlook.com dans les champs «Adresse e-mail» et «Mot de passe».

Vous devez également entrer votre nom dans la case «Votre nom» – ce nom sera envoyé en pièce jointe à tous les e-mails sortants que vous envoyez de Microsoft Outlook.

En supposant que vous ayez fourni les informations de connexion correctes, Microsoft Outlook doit rapidement établir la connexion réseau, obtenir les paramètres appropriés pour votre adresse @ outlook.com, @ hotmail.com, @ live.com ou @ msn.com, puis connectez-vous à la serveur de courrier. Outlook vous indiquera que le compte a été correctement configuré et prêt à être utilisé si vous avez correctement entré les détails.

Si vous voyez une erreur «Problème de connexion au serveur» et que vous êtes sûr d’avoir tapé le mot de passe et l’adresse e-mail corrects, lisez ci-dessous la solution probable.

Comment réparer l’erreur «Problème de connexion au serveur» si vous avez une vérification en deux étapes

EN RELATION: Qu’est-ce que l’authentification à deux facteurs et pourquoi en ai-je besoin?

Si vous voyez une erreur «Problème de connexion au serveur», il y a de fortes chances que vous ayez configuré une vérification en deux étapes pour votre compte de messagerie Outlook.com.

Microsoft Outlook fait un travail très médiocre pour gérer cela et vous informer du problème. Au lieu de cela, il indique qu ‘ »aucune connexion chiffrée à votre serveur de messagerie n’est disponible. » Ce n’est tout simplement pas vrai.

Pour surmonter cette erreur, vous devez générer un mot de passe d’application pour Microsoft Outlook. Outlook devrait vous le dire, mais ce n’est pas le cas.

Pour créer un mot de passe spécial pour Outlook, connectez-vous à la page de compte Microsoft avec l’adresse e-mail Outlook.com que vous essayez d’ajouter et cliquez sur «Sécurité et confidentialité».

Si la vérification en deux étapes est activée, vous verrez un message indiquant « Votre compte est protégé par une vérification en deux étapes ». Si tel est le cas, cliquez sur «Créer un nouveau mot de passe d’application» sous Mots de passe d’application.

Si la vérification en deux étapes n’est pas activée, le problème de connexion à votre compte Outlook.com est différent. Assurez-vous d’avoir correctement saisi les informations de votre compte. Vous devez également vous assurer que vous pouvez vous connecter correctement à Internet – il peut y avoir un problème avec votre connexion Internet, votre serveur proxy ou votre VPN.

Suivez à nouveau le processus d’ajout de compte dans Microsoft Outlook, en fournissant le «mot de passe d’application» affiché ici au lieu de votre mot de passe Outlook.com réel.

Outlook devrait maintenant se connecter correctement au compte Outlook.com, sans aucune erreur.

Vous n’avez pas besoin d’écrire le mot de passe de l’application. Au lieu de cela, si vous souhaitez créer un nouveau mot de passe d’application, accédez à la page de sécurité du compte Microsoft et cliquez sur le lien «Créer un nouveau mot de passe d’application».

Pour supprimer tous les mots de passe d’application existants, cliquez ici sur «Supprimer les mots de passe d’application existants». Toutes les applications auxquelles vous vous êtes connecté avec des mots de passe d’application cesseront alors de fonctionner jusqu’à ce que vous fournissiez un nouveau mot de passe d’application.

Comment utiliser votre compte Outlook.com

Votre compte Outlook.com apparaîtra avec tous les autres comptes de messagerie que vous avez ajoutés dans la barre latérale d’Outlook.

Microsoft Outlook utilise le protocole Exchange ActiveSync pour synchroniser vos e-mails avec Outlook.com. Cela signifie que toutes les modifications que vous apportez dans l’application de bureau Outlook seront également effectuées dans Outlook.com. Par exemple, si vous supprimez un e-mail dans Outlook, il sera également supprimé sur Outlook.com.

Pour configurer votre compte, supprimez-le ou choisissez votre compte de messagerie par défaut si vous avez plusieurs comptes dans Outlook, accédez à Fichier> Informations> Paramètres du compte et utilisez les options de la fenêtre Paramètres du compte.

Utilisez la fonctionnalité de balayage intégrée dans Outlook Online pour effacer les e-mails indésirables

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Outlook a des outils utiles intégrés au client de messagerie, tels que Clutter, Conversation Cleanup et Focused Inbox, pour aider à garder votre boîte de réception en ordre. Outlook Online comprend une fonctionnalité appelée Sweep, un outil utilisé pour supprimer ou déplacer des e-mails à l’aide de règles simples. Voici comment ça fonctionne.

Sweep est un outil qui vous permet de définir des règles sur la destination des e-mails d’expéditeurs spécifiques. Les règles de balayage s’exécutent une fois toutes les 24 heures et vous pouvez créer des règles dans n’importe quel dossier que vous aimez, pas seulement dans la boîte de réception.


L’outil Balayage est disponible dans la barre d’outils en haut d’Outlook Online. Il apparaîtra lorsque vous sélectionnez un e-mail dans le dossier dans lequel vous vous trouvez (à l’exception des messages de vous-même et de Microsoft vous indiquant que Clutter a déplacé certains messages).

L'option Balayage dans la barre d'outils Outlook.

Le balayage est un outil de déplacement, ce qui signifie que vous avez des options pour les e-mails à déplacer et une option pour choisir le dossier dans lequel les e-mails seront déplacés.

Les options de balayage.

Par défaut, Sweep déplace tous les e-mails de l’expéditeur sélectionné vers le dossier Éléments supprimés. Par conséquent, bien que Sweep soit un outil de déplacement, il peut également être utilisé pour supprimer des e-mails.

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Vous pouvez modifier « Déplacer vers » des éléments supprimés vers n’importe quel dossier que vous aimez, y compris la boîte de réception. Cela signifie que Sweep n’est pas seulement destiné à vider votre boîte de réception.

Si vous avez décidé de commencer à classer vos e-mails, par exemple, vous pouvez utiliser Balayage pour déplacer rapidement tous les e-mails d’un expéditeur particulier dans votre dossier Archives vers un dossier de traitement et leur appliquer une catégorie à la fois. Ce serait beaucoup plus rapide que de trouver manuellement les e-mails.

La deuxième option – «Déplacer tous les messages du dossier et tous les futurs messages» – déplacera également tous les e-mails de l’expéditeur sélectionné, mais elle déplacera également tous les futurs messages de cet expéditeur.

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Comme avec la première option, la deuxième option a plus de puissance que ce qui pourrait paraître à l’œil nu. Cette option fonctionnera dans n’importe quel dossier, vous pouvez donc l’utiliser pour automatiser votre système de classement. Imaginons que vous êtes le genre de personne qui possède un système de fichiers pour ses e-mails. Chaque fois que vous traitez un e-mail, vous devez le déplacer manuellement dans le bon dossier. Mais avec Sweep, vous pouvez automatiser cela.

Configurez une règle de balayage dans votre dossier Archive pour déplacer chaque e-mail d’un expéditeur particulier vers le dossier approprié. Ensuite, lorsque vous avez traité un e-mail dans votre boîte de réception, accédez à l’Archive et laissez la règle de balayage l’envoyer de là vers le bon dossier.

La troisième option, «Gardez toujours le dernier message et déplacez le reste du dossier», est une version dynamique de l’outil de nettoyage de conversation dans le client Outlook. Cet outil s’exécute manuellement lorsque vous le lui dites, et c’est un excellent outil que nous recommandons d’utiliser, mais la version de balayage s’exécutera automatiquement.

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Pour les messages de personnes, cette option peut ne pas être applicable, car les personnes peuvent vous envoyer des e-mails à propos de différentes choses. Mais il est parfait pour les e-mails de rappel de choses comme un système de feuille de temps ou des messages d’alerte réguliers.

La dernière option – «Toujours déplacer les messages de plus de 10 jours à partir du dossier» – est idéale pour tous ceux qui sont submergés de courriels qui se rassemblent dans leur boîte de réception comme du limon dans un lit de rivière.

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Il existe de nombreux e-mails qui, si vous ne les traitez pas dans une semaine environ, ne seront pas traités du tout. Par conséquent, pourquoi ne pas les retirer automatiquement de votre boîte de réception?

Si cela ne vous convient pas, cette option est toujours utile pour traiter les e-mails contenant des informations limitées dans le temps. Recevez-vous des e-mails sur les événements locaux de la semaine à venir? Cette option est parfaite pour les éliminer. Si vous avez la chance de les lire, alors tant mieux, vous pouvez vous en occuper vous-même. Si ce n’est pas le cas, laissez Sweep s’en occuper pour vous.

Ils ne doivent pas être supprimés car vous pouvez les envoyer dans le dossier de votre choix, les offres de bons peuvent donc être supprimées, mais les e-mails de la Société astronomique locale sur les événements dans le ciel cette semaine peuvent être archivés.

Pour voir toutes vos règles de balayage et les supprimer si vous le souhaitez, cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres Outlook.

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Ouvrez E-mail> Balayage.

L'option Paramètres de balayage.

Vous pourrez voir toutes les règles de balayage que vous avez créées et les supprimer.

Dans l’ensemble, Sweep est un outil de déplacement étonnamment puissant. Vous pouvez l’utiliser pour garder votre boîte de réception claire, ou comme un simple outil de flux de travail pour router votre courrier d’un dossier à un autre. Nous pensons que c’est un excellent ajout à l’arsenal d’Outlook qui vous aide à garder le contrôle de votre messagerie.

Comment signer ou crypter numériquement des e-mails dans Outlook Online

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Outlook Online vous permet de signer ou de crypter numériquement vos e-mails, individuellement ou par défaut pour tous les messages sortants. Si c’est quelque chose que vous devez faire, voici les instructions pour le faire fonctionner.

Les raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être signer numériquement un e-mail (appliquer une signature électronique prouvant que le message provient de l’expéditeur dont il dit qu’il vient) ou crypter un e-mail sont un sujet à part entière. Nous supposerons que si vous souhaitez signer ou chiffrer un e-mail numériquement, vous avez une bonne raison de le faire et comprenez déjà les avantages et les inconvénients.


Si vous ne savez pas grand-chose sur la signature numérique ou le cryptage, vous n’avez probablement pas à vous soucier de l’un ou de l’autre. Il ne sert à rien de signer ou de crypter vos messages si vous n’en avez pas besoin, et dans le cas du cryptage, vous vous contentez de faire en sorte que vos destinataires ne puissent pas lire votre e-mail.

Mais si vous avez besoin de signer et de crypter des e-mails, voici comment procéder dans Outlook Online.

La chose la plus importante à savoir sur la signature et le cryptage des e-mails dans Outlook Online est que vous devez utiliser le navigateur Edge et un compte de messagerie qui utilise Microsoft Exchange. Si vous utilisez Outlook pour lire vos e-mails depuis Gmail, Yahoo Mail ou tout autre fournisseur qui n’utilise pas de serveur Exchange, cela ne fonctionnera pas. De même, essayer ceci dans Chrome, Firefox ou Safari ne fonctionnera pas.

EN RELATION: Ce que vous devez savoir sur le nouveau navigateur Microsoft Edge

Pour commencer, ouvrez le navigateur Microsoft Edge et connectez-vous à Outlook Online. Ouvrez un nouvel e-mail, cliquez sur les trois points de la barre des tâches pour ouvrir un menu déroulant, puis sélectionnez «Afficher les options de message».

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Dans le panneau « Options de message » qui s’ouvre, choisissez si vous souhaitez signer ou crypter (ou les deux) votre message, puis cliquez sur le bouton « OK ».

Le panneau des options de message, avec les options de cryptage et de signature numérique en surbrillance.

Si c’est la première fois que vous essayez de signer ou de crypter un e-mail sur cet ordinateur, un message indiquant «Vous ne pouvez pas signer ou crypter ce message tant que vous n’avez pas installé le contrôle S / MIME s’affiche. Pour installer S / MIME, cliquez ici.  » Cliquez sur le lien pour installer le contrôle S / MIME.

Le message indiquant que le contrôle S / MIME doit être installé.

Vous pouvez exécuter le programme d’installation directement ou le télécharger sur votre ordinateur et exécuter le programme d’installation à partir de là. En supposant que vous exécutez le programme d’installation directement, Edge vous demandera de confirmer que vous souhaitez installer le contrôle S / MIME. Cliquez sur le bouton « Installer ».

Panneau d'installation de S / MIME Control.

Une fois le contrôle S / MIME installé, Edge affichera un message en bas à droite de la fenêtre.

Le message Edge s'affiche lorsque le contrôle S / MIME a été installé.

Fermez Edge, puis rouvrez le navigateur. Pour des raisons connues de Microsoft uniquement, Edge peut ne pas reconnaître que le contrôle S / MIME est un complément Microsoft, alors cliquez sur les trois points situés dans le coin supérieur droit de l’interface pour ouvrir le menu du navigateur, puis sélectionnez «Extensions ”Option.

Les 3 points et le menu du navigateur dans Edge, avec l

Recherchez l’extension «Contrôle Microsoft S / MIME» et, si elle est définie sur «Désactivée», cliquez sur la bascule pour l’activer.

Interrupteur à bascule d'activation / désactivation du contrôle S / MIME.

Maintenant, reconnectez-vous à Outlook Online et créez un nouvel e-mail. Ouvrez à nouveau les options de message (trois points> Afficher les options de message) et choisissez de crypter ou de signer votre e-mail. Si vous utilisez un domaine qui n’a pas été enregistré avec le contrôle S / MIME, vous verrez un message vous invitant à ajouter le domaine. Cliquez sur le lien pour ouvrir les options de contrôle S / MIME.

Le message d

Dans le panneau « Options de contrôle S / MIME », cochez la case en regard de « Autoriser les domaines professionnels ou scolaires », ajoutez votre domaine de messagerie dans la zone de texte, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Le panneau "Options de contrôle S / MIME".

Vous devrez maintenant redémarrer Edge et vous reconnecter à Outlook Online. Vous pouvez désormais envoyer des e-mails signés et cryptés et également décrypter les e-mails qui vous ont été envoyés à l’aide du contrôle S / MIME.

Si vous souhaitez signer ou crypter chaque e-mail que vous envoyez par défaut, cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres Outlook.

Option

Cliquez sur E-mail> S / MIME.

Menu Paramètres d'Outlook, avec l'option

Activez l’une ou les deux options de cryptage et de signature, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer».

Les paramètres S / MIME.

Tous les e-mails que vous envoyez seront désormais automatiquement cryptés et / ou signés, selon les options que vous avez choisies.

Comment modifier les informations dans la barre d’état Outlook

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La barre d’état en bas du client Outlook contient de nombreuses informations. Cependant, vous pouvez utiliser un menu contextuel simple pour le personnaliser et ajouter ou supprimer différentes valeurs et raccourcis. Voici comment le configurer.

Les barres d’état sont souvent une partie non aimée et ignorée d’une application logicielle. C’est dommage car ils sont souvent la seule partie d’une application qui est toujours visible. C’est ce qui en fait l’endroit idéal pour les informations et les raccourcis.


Le client Outlook affiche à la fois des informations et des raccourcis dans la barre d’état. Vous pouvez également choisir ce qui y est affiché. Par défaut, le nombre de messages lus et non lus, les informations sur la connexion au serveur de messagerie, les basculements du volet de lecture et les informations de zoom apparaissent tous dans la barre d’état.

La barre d'état Outlook par défaut.

Pour personnaliser la barre d’état, faites un clic droit dessus pour ouvrir le menu «Personnaliser la barre d’état».

Le menu "Personnaliser la barre d

Ce menu est simple à utiliser; cliquez sur n’importe quel élément qu’il contient pour basculer entre visible (avec une coche) et invisible (sans coche). Les options sont les suivantes:

  • «Informations sur les quotas»: La quantité d’espace actuellement disponible dans votre boîte aux lettres. Cela n’affichera que les informations d’un compte de messagerie Microsoft. Outlook ne peut pas déterminer la taille de la boîte aux lettres pour un compte de messagerie non Microsoft (comme Gmail).
  • « Filtre »: Indique si un filtre est appliqué dans la vue actuelle.
  • «Éléments en vue»: Nombre total d’éléments dans la vue actuelle du dossier.
  • «Éléments d’en-tête dans la vue»: Nombre total d’éléments d’en-tête dans la vue actuelle du dossier. Les éléments d’en-tête sont rares de nos jours. Lorsque les disques durs étaient plus petits, il était courant de limiter Outlook au téléchargement uniquement des en-têtes de courrier électronique. La personne pourrait alors décider si elle voulait télécharger manuellement l’intégralité du courrier électronique.
  • «Éléments non lus dans la vue»: Nombre d’éléments non lus dans la vue actuelle du dossier. Ceci est principalement utile dans la boîte de réception.
  • «Éléments invisibles dans la vue»: Habituellement, ce sera zéro. Cependant, si vous regardez une boîte aux lettres partagée, vous pouvez voir un chiffre ici. Les éléments invisibles sont des e-mails que quelqu’un d’autre a marqués comme confidentiels.
  • «Rappels»: Tout élément avec un rappel qui n’a pas été mis en attente ou ignoré.
  • «Notifications de groupe»: Le nombre de notifications d’un groupe Office 365. Ceci n’est utilisé que si vous êtes membre d’un groupe Office 365 (O365), qui sont principalement utilisés dans les organisations.
  • « Afficher les raccourcis »: Deux boutons qui vous permettent de basculer entre afficher et ne pas afficher le volet «To-Do» épinglé. Cela est particulièrement utile sur les petits écrans lorsque vous souhaitez un peu plus d’espace à l’écran pendant que vous lisez vos e-mails.
  • « Zoom Glissière »: Vous pouvez augmenter ou diminuer le niveau de zoom dans l’e-mail que vous lisez.
  • « Zoom »: Pourcentage réel du zoom actuel (la norme est de 100%).

Vous pouvez activer ou désactiver autant de ces options que vous le souhaitez. Chaque option, de « Filtre » à « Notifications de groupe », s’applique au dossier que vous consultez. «Afficher les raccourcis», «Curseur de zoom» et «Zoom» s’appliquent à Outlook dans son ensemble.

Un « gotcha! » cela vaut la peine d’être connu: si un filtre est appliqué à la vue actuelle, les «Éléments en vue» et «Éléments non lus en vue» peuvent ne pas s’afficher. En effet, le filtre masque certains des e-mails. C’est particulièrement courant si vous utilisez le protocole IMAP pour accéder à vos e-mails, car il utilise souvent un filtre « Masquer les e-mails supprimés ». Pour afficher les valeurs «Éléments en vue» et «Éléments non lus en vue», vous pouvez modifier la vue pour supprimer le filtre.

Choisissez les événements que Outlook Online ajoute automatiquement à votre calendrier

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Outlook Online peut détecter lorsqu’un e-mail contient des informations de réservation ou de réservation et ajoute automatiquement les détails à votre calendrier. Voici comment activer la fonction automatique et choisir ce qui sera ajouté à votre calendrier.

Par défaut, Outlook Online ajoute automatiquement les réservations de vols, de voitures et d’hôtels à votre calendrier. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de les désactiver et également d’ajouter automatiquement l’un des événements suivants:

  • Factures (actuellement prises en charge uniquement en Amérique du Nord)
  • Livraisons de colis
  • Réservations de repas
  • Réservation d’événements (musique, sport, etc.)
  • Réservations de service (rendez-vous chez le médecin, entretien automobile, etc.)

Microsoft maintient une liste régulièrement mise à jour des fournisseurs dont les e-mails d’événements peuvent être ajoutés à votre calendrier, afin que vous puissiez vérifier si votre fournisseur est encore pris en charge. Les événements du passé ou les événements de fournisseurs non pris en charge ne seront pas ajoutés à votre calendrier.

La bonne nouvelle est que cela fonctionne dans toutes les versions d’Outlook Online, que vous ayez un abonnement Office 365 (O365) ou que vous utilisiez la version gratuite d’Outlook.com. Vous devez cependant avoir un compte Microsoft, car l’agenda automatique ne fonctionne pas avec les comptes de messagerie d’autres fournisseurs.

Pour activer ou modifier les mises à jour automatiques du calendrier, connectez-vous à votre compte Outlook Online, puis cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres Outlook.

Panneau Paramètres d'Outlook.

De là, ouvrez Calendrier> Événements à partir de l’e-mail.

Les options "Calendrier" et "Evénements de la messagerie".

Le panneau « Événements de l’e-mail » s’ouvre. Par défaut, l’option «Marquer les événements comme privés sur mon calendrier pour que je puisse les voir uniquement» est activée, mais vous pouvez la modifier si vous le souhaitez. Vous obtenez également une série de listes déroulantes pour chaque type d’événement.

Le panneau "Evénements de l

Pour ajouter automatiquement des événements à votre calendrier, cliquez sur une liste déroulante et choisissez «Afficher les résumés des événements dans mon e-mail et sur mon calendrier».

Le menu déroulant affichant les différentes options de résumé des événements.

Lorsque vous avez modifié la liste déroulante pour chaque type d’événement, cliquez sur le bouton « Enregistrer » en bas à droite du panneau.

Le bouton Enregistrer.

Voilà, vous avez terminé. Les événements seront désormais automatiquement ajoutés à votre calendrier. Cela ne reviendra pas dans vos e-mails et n’ajoutera pas d’événements dans le passé, mais il analysera tous les e-mails que vous recevez désormais et les ajoutera automatiquement à votre calendrier.

Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité, ouvrez Calendrier> Événements dans l’e-mail et redéfinissez les options sur la valeur d’origine « Afficher uniquement les résumés des événements dans les e-mails ».

Les applications Word, PowerPoint et Outlook bénéficient de nouvelles fonctionnalités en juillet

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Trois applications Microsoft Office Android recevront de nouvelles fonctionnalités le mois prochain, selon la page d’assistance du géant des logiciels Microsoft. La firme de technologie a identifié les trois applications Office pour Android qui bénéficieront de nouvelles fonctionnalités en juillet comme les applications Word, Outlook et PowerPoint. À partir du mois prochain, l’application Microsoft Word Android affichera désormais le nombre de mots et le nombre de pages du document lorsque l’utilisateur fait défiler un fichier vers le haut ou vers le bas, et l’application bénéficiera également d’une fonction de zoom qui s’adaptera automatiquement au document. l’écran entier du smartphone.

D’autre part, l’application Outlook Android recevra également au moins deux nouvelles fonctionnalités le mois prochain. À partir de juillet, Microsoft permettra désormais aux utilisateurs de supprimer des contacts directement sur l’application Outlook Android, une fonctionnalité que le géant du logiciel mentionné a été demandée par les utilisateurs de l’application. Microsoft Outlook pour Android dispose également d’un mode «Ne pas déranger», qui limite le nombre de distractions rencontrées par les utilisateurs. Par exemple, cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de désactiver temporairement les notifications par e-mail pendant une durée spécifique ou pendant des événements planifiés spécifiques. Enfin et surtout, il sera désormais plus facile pour les utilisateurs de l’application PowerPoint Android de modifier les diapositives de la plate-forme de présentation et d’accéder aux commentaires et notes sur les modes portrait et paysage. Lorsque l’appareil est en mode portrait, des commentaires et des notes sur le contenu ou l’apparence d’une diapositive spécifique apparaîtront dans la partie inférieure des écrans du smartphone. De plus, les utilisateurs de Microsoft PowerPoint pour Android peuvent désormais prendre des images et partager rapidement ces photographies avec d’autres utilisateurs.

Les mises à jour logicielles qui introduiront ces nouvelles fonctionnalités seront déployées le mois prochain sur le Google Play Store, bien qu’Office Insiders, qui sont des utilisateurs qui se sont portés volontaires pour tester les versions d’aperçu des dernières mises à jour des applications Office, devraient désormais recevoir les nouvelles fonctionnalités logicielles. Au cours des mois précédents, le géant du logiciel a introduit un certain nombre de fonctionnalités dans les applications Android de sa suite Microsoft Office. Il s’agit notamment de l’intégration de la technologie Office Lens dans l’application Outlook Android et de la possibilité d’utiliser n’importe quelle couleur de police pour les liens hypertexte sur l’application PowerPoint Android.

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